ปรับปรุงการทำงานเป็นทีมให้ดีขึ้น ด้วยวิธี “Retrospective”

ปรับปรุงการทำงานเป็นทีมให้ดีขึ้น ด้วยวิธี “Retrospective” | THE BRIEFCASE
สำหรับคนที่เคยทำงานหลังบ้านในบริษัทขนาดใหญ่ อาจจะคุ้นเคยกับบริษัทที่ชื่อว่า “Atlassian” ผู้ผลิตซอฟต์แวร์หลังบ้านชื่อดังอย่าง Jira, Confluence และ Trello
ซึ่งนอกจากจะมีชื่อเสียงทางด้านซอฟต์แวร์แล้ว บริษัทนี้ยังมีความเชี่ยวชาญในด้านการสร้างทีมอีกด้วย
โดยทาง Atlassian ได้มีการคิดค้น Workshop จำนวนมาก เพื่อแนะนำวิธีการทำงานให้กับผู้ที่สนใจ ลงบนเว็บไซต์ atlassian.com
หนึ่งในนั้นก็คือ Workshop ที่มีชื่อว่า “Retrospective”
ที่จะช่วยหาว่า อะไรที่เวิร์ก และไม่เวิร์ก เพื่อปรับปรุงการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้น
โดยวิธีนี้จะใช้พนักงานในการทดสอบทั้งหมด 4-8 คน
ตามขั้นตอนดังนี้
1. เตรียมความพร้อม (15 นาที)
จัดเตรียมสถานที่ กระดาษ ปากกา เครื่องจับเวลา
รวมถึงไวต์บอร์ดหรือกระดาษขนาดใหญ่ให้พร้อม
หลังจากนั้นตีตารางเป็น 3 ช่อง โดยมีหัวข้อแต่ละช่องตามนี้
- สิ่งที่เราทำได้ดีแล้ว
- สิ่งที่เราคิดว่าน่าจะทำได้ดีกว่านี้
- วิธีการดำเนินการ
โดยมีตัวอย่างคำตอบ เช่น ผลงานไตรมาสที่แล้ว หรือโปรเจกต์ครั้งล่าสุด
และต้องเตรียมจัดหาคนกลางในการดำเนินการประชุม
ถ้าเป็นไปได้ก็ควรใช้บุคคลที่ไม่ได้อยู่ภายในทีม
เพื่อลดอคติที่อาจจะเกิดขึ้น รวมถึงคอยสร้างแรงกระตุ้นให้สมาชิกกล้าแสดงความคิดเห็นมากขึ้น
นอกจากเตรียมด้านสิ่งของแล้ว ผู้ร่วมทดสอบยังต้องเตรียมด้านความคิดด้วย
โดยการเปิดใจรับฟัง ไม่ตัดสินความคิดเห็นของคนอื่น
มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงมากกว่าการตำหนิ
และทุกอย่างที่เกิดขึ้นในห้องประชุม อย่าถือเป็นเรื่องส่วนตัว
2. เขียนสิ่งที่เราทำได้ดี (15 นาที)
ให้สมาชิกแต่ละคนในทีมจดสิ่งที่คิดว่าทีมทำได้ดีแล้ว
ใส่ลงไปในกระดาษโน้ต อย่างละ 1 แผ่น
จากนั้นนำโน้ตไปติดบนไวต์บอร์ด
แล้วจับกลุ่มไอเดียที่คล้ายกันให้อยู่รวมกัน
เพื่อพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันในกลุ่มตามเวลาที่กำหนด
3. เขียนสิ่งที่เราคิดว่าน่าจะทำได้ดีกว่านี้ (10 นาที)
ทำเช่นเดียวกันกับข้อ 2
แต่ขั้นตอนนี้มีข้อควรระวังคือ ต้องไม่ให้มีใครคนใดคนหนึ่งครอบงำความคิดของคนอื่น
ดังนั้นคนที่ทำหน้าที่เป็นคนกลางจึงต้องคอยกระตุ้นให้คนอื่น ๆ แสดงความคิดเห็นของตนออกมา
4. เริ่มหาวิธีแก้ไข (10 นาที)
ให้ทุกคนระดมความคิดหาวิธีการปรับปรุงหรือแก้ไขปัญหาที่กล่าวมา
โดยหลังจากได้วิธีการมาแล้ว ก็หาผู้รับผิดชอบพร้อมเลือกวันครบกำหนด
และหากมีวิธีการดำเนินการที่เยอะจนเกินไป
ให้โหวตจัดลำดับความสำคัญว่าเรื่องใดควรมาก่อน
5. ติดตามผล
ติดตามความคืบหน้าของงานที่มอบหมายไป
เพื่อดูว่าปัญหาที่เกิดขึ้นมาจากเรื่องเดิม ๆ หรือเรื่องใหม่
แล้วบันทึกผลลัพธ์เพื่อใช้สำหรับการประชุมในครั้งถัดไป
จากขั้นตอนเหล่านี้จะเห็นได้ว่า Retrospective สามารถช่วยลดปัญหาลำดับขั้น
หรือความคิดเห็นที่เป็นใหญ่ของคนใดคนหนึ่ง
และยังสามารถติดตามปัญหาได้ทันทีอีกด้วย
ซึ่ง Retrospective ก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่คิดว่าใครหลายคนหรือบริษัทน่าจะลองนำไปใช้กับทีมของตน
เพื่อให้การทำงานของทีมเป็นไปได้ดีและมีประสิทธิภาพสูงสุด
Reference
- https://www.atlassian.com/team-playbook/plays/retrospective#instructions