
เทคนิค “Reverse Meeting” ที่ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลา นั่งประชุมนานเป็นวัน
13 ก.ย. 2021
เทคนิค “Reverse Meeting” ที่ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลา นั่งประชุมนานเป็นวัน | THE BRIEFCASE
หลังจากต้องทำงานแบบ Work From Home กันมาอยู่หลายเดือน หลายคนคงจะเริ่มรู้สึกเหนื่อยล้าจากการทำงานกันบ้างแล้ว ซึ่งหนึ่งในกิจกรรมที่ทำให้หลายคนรู้สึกว่า กินเวลาในแต่ละวันไปมากที่สุด ก็คงเป็นเรื่องของการประชุม
สาเหตุก็เป็นเพราะการประชุมแบบทางไกล โดยปกติที่หลายองค์กรทำก็คือ
การจัดการประชุมทุกวันตามเวลาที่กำหนด หรือเวลามีปัญหาอะไรก็จะยิง Calendar ให้คนอื่น ๆ เพื่อมาช่วยถกปัญหากัน
แต่พอมารู้ตัวอีกทีก็คงจะเกือบหมดวันแล้ว โดยที่แทบจะไม่ได้ทำงานอย่างอื่นเลย
การจัดการประชุมทุกวันตามเวลาที่กำหนด หรือเวลามีปัญหาอะไรก็จะยิง Calendar ให้คนอื่น ๆ เพื่อมาช่วยถกปัญหากัน
แต่พอมารู้ตัวอีกทีก็คงจะเกือบหมดวันแล้ว โดยที่แทบจะไม่ได้ทำงานอย่างอื่นเลย
วันนี้ THE BRIEFCASE ก็มีเทคนิค ที่น่าสนใจจากคุณ Cal Newport
ซึ่งเป็นผู้เขียนหนังสือขายดีอย่าง A World Without Email (2021) และเป็นผู้ช่วยศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัย Georgetown ในสหรัฐอเมริกา
ซึ่งเป็นผู้เขียนหนังสือขายดีอย่าง A World Without Email (2021) และเป็นผู้ช่วยศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัย Georgetown ในสหรัฐอเมริกา
โดยเขาได้เขียนถึงวิธีการแก้ไขปัญหาการประชุมที่ลากยาว จนเหนื่อยล้า ไว้ใน Blog ของเขา
ซึ่งวิธีนี้เรียกว่า Reverse Meeting หรือ “การประชุมแบบวกกลับ”
ซึ่งวิธีนี้เรียกว่า Reverse Meeting หรือ “การประชุมแบบวกกลับ”
โดยไอเดียของการทำ Reverse Meeting ก็คือ
แทนที่จะนัดหมายการประชุมกันโดยการยิง Calendar ให้ผู้ร่วมประชุมกันแบบปกติ
ก็เปลี่ยนมาเป็นให้พนักงานล็อกช่วงเวลา ไว้สำหรับการประชุม โดยใครที่ต้องการพูดคุยหรือถกปัญหา ก็สามารถเข้ามาคุยด้วยแบบตัวต่อตัวได้ทันที โดยที่ไม่ต้องนัดหมายล่วงหน้า
แทนที่จะนัดหมายการประชุมกันโดยการยิง Calendar ให้ผู้ร่วมประชุมกันแบบปกติ
ก็เปลี่ยนมาเป็นให้พนักงานล็อกช่วงเวลา ไว้สำหรับการประชุม โดยใครที่ต้องการพูดคุยหรือถกปัญหา ก็สามารถเข้ามาคุยด้วยแบบตัวต่อตัวได้ทันที โดยที่ไม่ต้องนัดหมายล่วงหน้า
ซึ่งวิธีการทำ Reverse Meeting
มีหลักง่าย ๆ ดังนี้คือ
มีหลักง่าย ๆ ดังนี้คือ
1. ให้ทุกคนทำงานตามเวลางานปกติเหมือนเดิม แต่ให้ตั้งช่วงเวลา Stand by ไว้สำหรับการพูดคุย อาจจะเป็น ทุกวันจันทร์และพุธ เวลา 10.00-12.00 น. โดยทุกคนจะต้องพร้อมที่จะพูดคุยกัน โดยที่ไม่ต้องมีการยิง Calendar หรือ นัดหมายกันล่วงหน้า
2. หากใครมีปัญหาหรือต้องการคำปรึกษากับเพื่อนร่วมงาน ก็ติดต่อเข้าไปพูดคุยแบบตัวต่อตัวได้ทันที หรือถ้าจากเดิมเป็นการประชุมที่ต้องมีสมาชิกหลายคน ก็ให้เปลี่ยนเป็นคุยทีละคนแทน โดยไม่ต้องเรียกทุกคนเข้ามาประชุมในห้องในเวลาเดียวกัน เพื่อจะได้เป็นการประหยัดเวลา
3. การพูดคุยแบบตัวต่อตัว ในหลายกรณีได้พิสูจน์แล้วว่า สามารถดึงเข้าสู่วิธีแก้ไขได้เร็วขึ้น หรืออย่างน้อยก็สามารถมองเห็นปัญหาได้เร็วและสามารถลดความรุนแรงของปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้นได้
ซึ่งคุณ Cal ได้กล่าวว่า หลังจากที่เขาได้นำวิธีนี้มาทดลองใช้ เขาก็ค้นพบว่า มันดูดเวลาน้อยลงมาก และทำให้หลาย ๆ คนมีเวลามากขึ้น และยังช่วยลดภาวะการ Burnout จากการประชุมได้ดี
โดยเขาได้ยกตัวอย่างการประชุมแบบปกติว่า
หากเราต้องการประชุมโปรเจกต์หนึ่ง ผ่าน Zoom โดยมีผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด 6 คน (รวมตัวเขาเองด้วย) อาจจะต้องเสียเวลาไปทั้งหมด 6 ชั่วโมงเต็ม ๆ ซึ่งเป็นการสูญเสียเวลาในการทำงาน ของคน 6 คน ไปโดยไม่จำเป็น
หากเราต้องการประชุมโปรเจกต์หนึ่ง ผ่าน Zoom โดยมีผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด 6 คน (รวมตัวเขาเองด้วย) อาจจะต้องเสียเวลาไปทั้งหมด 6 ชั่วโมงเต็ม ๆ ซึ่งเป็นการสูญเสียเวลาในการทำงาน ของคน 6 คน ไปโดยไม่จำเป็น
แต่พอเปลี่ยนมาเป็น การทำ Reverse Meeting เขาก็ได้ค้นพบว่า เขาใช้เวลาในการพูดคุยกับผู้ร่วมประชุมแต่ละคน เพียงคนละประมาณ 10 นาทีเท่านั้น ซึ่งจะกินเวลาในการพูดคุยประเด็นนี้ กับผู้ร่วมประชุม 5 คน อยู่ที่ทั้งหมด ประมาณ 50 นาที
โดยในช่วงเวลา 50 นาทีนั้นต่างคนก็ต่างสลับกันพูดคุยไปเรื่อย ๆ จนครบ ซึ่งอาจกินเวลานานสุด ไม่เกิน 100 นาที นั่นหมายความว่า เขาสามารถประหยัดเวลาได้มากถึง 3.6 เท่า โดยที่ทุกคนก็จะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่น
แต่ทั้งนี้ก็ไม่ได้หมายความว่า การประชุมแบบนี้ จะได้ผลดีที่สุดเสมอไป เพราะในหลาย ๆ วาระประชุม ต้องอาศัยการพูดคุย ระดมไอเดีย และหารือเรื่องต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กันทั้งทีม
แต่หากสำหรับการประชุมไหน ที่คิดว่าไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเสียเวลาเข้ามานั่งฟัง และคุยไปทีละคนได้ เทคนิค Reverse Meeting ที่ว่านี้ ก็น่าจะเวิร์กอยู่เหมือนกัน..
-----------------------
Sponsored by JCB
-----------------------
Sponsored by JCB
เอกสิทธิ์สไตล์ญี่ปุ่นเหนือระดับกับบัตรเครดิต JCB สามารถติดตามข้อมูลที่น่าสนใจ ทั้งเกร็ดความรู้จากประเทศญี่ปุ่น และสิทธิประโยชน์พิเศษเฉพาะผู้ถือบัตรเครดิต JCB ได้ สนใจคลิก https://www.facebook.com/JCBCardThailandTH
#JCBThailand #JCBใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา
-----------------------
References
-https://www.calnewport.com/blog/2021/03/18/combating-zoom-overload-with-reverse-meetings
-https://medium.com/inc./if-youre-exhausted-by-zoom-try-reverse-meetings-instead-99aff946ccf0
-----------------------
References
-https://www.calnewport.com/blog/2021/03/18/combating-zoom-overload-with-reverse-meetings
-https://medium.com/inc./if-youre-exhausted-by-zoom-try-reverse-meetings-instead-99aff946ccf0