เทคนิค “Reverse Meeting” ที่ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลา นั่งประชุมนานเป็นวัน

เทคนิค “Reverse Meeting” ที่ช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลา นั่งประชุมนานเป็นวัน | THE BRIEFCASE
หลังจากต้องทำงานแบบ Work From Home กันมาอยู่หลายเดือน หลายคนคงจะเริ่มรู้สึกเหนื่อยล้าจากการทำงานกันบ้างแล้ว ซึ่งหนึ่งในกิจกรรมที่ทำให้หลายคนรู้สึกว่า กินเวลาในแต่ละวันไปมากที่สุด ก็คงเป็นเรื่องของการประชุม
สาเหตุก็เป็นเพราะการประชุมแบบทางไกล โดยปกติที่หลายองค์กรทำก็คือ
การจัดการประชุมทุกวันตามเวลาที่กำหนด หรือเวลามีปัญหาอะไรก็จะยิง Calendar ให้คนอื่น ๆ เพื่อมาช่วยถกปัญหากัน
แต่พอมารู้ตัวอีกทีก็คงจะเกือบหมดวันแล้ว โดยที่แทบจะไม่ได้ทำงานอย่างอื่นเลย
วันนี้ THE BRIEFCASE ก็มีเทคนิค ที่น่าสนใจจากคุณ Cal Newport
ซึ่งเป็นผู้เขียนหนังสือขายดีอย่าง A World Without Email (2021) และเป็นผู้ช่วยศาสตราจารย์จากมหาวิทยาลัย Georgetown ในสหรัฐอเมริกา
โดยเขาได้เขียนถึงวิธีการแก้ไขปัญหาการประชุมที่ลากยาว จนเหนื่อยล้า ไว้ใน Blog ของเขา
ซึ่งวิธีนี้เรียกว่า Reverse Meeting หรือ “การประชุมแบบวกกลับ”
โดยไอเดียของการทำ Reverse Meeting ก็คือ
แทนที่จะนัดหมายการประชุมกันโดยการยิง Calendar ให้ผู้ร่วมประชุมกันแบบปกติ
ก็เปลี่ยนมาเป็นให้พนักงานล็อกช่วงเวลา ไว้สำหรับการประชุม โดยใครที่ต้องการพูดคุยหรือถกปัญหา ก็สามารถเข้ามาคุยด้วยแบบตัวต่อตัวได้ทันที โดยที่ไม่ต้องนัดหมายล่วงหน้า
ซึ่งวิธีการทำ Reverse Meeting
มีหลักง่าย ๆ ดังนี้คือ
1. ให้ทุกคนทำงานตามเวลางานปกติเหมือนเดิม แต่ให้ตั้งช่วงเวลา Stand by ไว้สำหรับการพูดคุย อาจจะเป็น ทุกวันจันทร์และพุธ เวลา 10.00-12.00 น. โดยทุกคนจะต้องพร้อมที่จะพูดคุยกัน โดยที่ไม่ต้องมีการยิง Calendar หรือ นัดหมายกันล่วงหน้า
2. หากใครมีปัญหาหรือต้องการคำปรึกษากับเพื่อนร่วมงาน ก็ติดต่อเข้าไปพูดคุยแบบตัวต่อตัวได้ทันที หรือถ้าจากเดิมเป็นการประชุมที่ต้องมีสมาชิกหลายคน ก็ให้เปลี่ยนเป็นคุยทีละคนแทน โดยไม่ต้องเรียกทุกคนเข้ามาประชุมในห้องในเวลาเดียวกัน เพื่อจะได้เป็นการประหยัดเวลา
3. การพูดคุยแบบตัวต่อตัว ในหลายกรณีได้พิสูจน์แล้วว่า สามารถดึงเข้าสู่วิธีแก้ไขได้เร็วขึ้น หรืออย่างน้อยก็สามารถมองเห็นปัญหาได้เร็วและสามารถลดความรุนแรงของปัญหาที่กำลังจะเกิดขึ้นได้
ซึ่งคุณ Cal ได้กล่าวว่า หลังจากที่เขาได้นำวิธีนี้มาทดลองใช้ เขาก็ค้นพบว่า มันดูดเวลาน้อยลงมาก และทำให้หลาย ๆ คนมีเวลามากขึ้น และยังช่วยลดภาวะการ Burnout จากการประชุมได้ดี
โดยเขาได้ยกตัวอย่างการประชุมแบบปกติว่า
หากเราต้องการประชุมโปรเจกต์หนึ่ง ผ่าน Zoom โดยมีผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด 6 คน (รวมตัวเขาเองด้วย) อาจจะต้องเสียเวลาไปทั้งหมด 6 ชั่วโมงเต็ม ๆ ซึ่งเป็นการสูญเสียเวลาในการทำงาน ของคน 6 คน ไปโดยไม่จำเป็น
แต่พอเปลี่ยนมาเป็น การทำ Reverse Meeting เขาก็ได้ค้นพบว่า เขาใช้เวลาในการพูดคุยกับผู้ร่วมประชุมแต่ละคน เพียงคนละประมาณ 10 นาทีเท่านั้น ซึ่งจะกินเวลาในการพูดคุยประเด็นนี้ กับผู้ร่วมประชุม 5 คน อยู่ที่ทั้งหมด ประมาณ 50 นาที
โดยในช่วงเวลา 50 นาทีนั้นต่างคนก็ต่างสลับกันพูดคุยไปเรื่อย ๆ จนครบ ซึ่งอาจกินเวลานานสุด ไม่เกิน 100 นาที นั่นหมายความว่า เขาสามารถประหยัดเวลาได้มากถึง 3.6 เท่า โดยที่ทุกคนก็จะได้มีเวลาไปทำอย่างอื่น
แต่ทั้งนี้ก็ไม่ได้หมายความว่า การประชุมแบบนี้ จะได้ผลดีที่สุดเสมอไป เพราะในหลาย ๆ วาระประชุม ต้องอาศัยการพูดคุย ระดมไอเดีย และหารือเรื่องต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กันทั้งทีม
แต่หากสำหรับการประชุมไหน ที่คิดว่าไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนเสียเวลาเข้ามานั่งฟัง และคุยไปทีละคนได้ เทคนิค Reverse Meeting ที่ว่านี้ ก็น่าจะเวิร์กอยู่เหมือนกัน..
-----------------------
Sponsored by JCB
เอกสิทธิ์สไตล์ญี่ปุ่นเหนือระดับกับบัตรเครดิต JCB สามารถติดตามข้อมูลที่น่าสนใจ ทั้งเกร็ดความรู้จากประเทศญี่ปุ่น และสิทธิประโยชน์พิเศษเฉพาะผู้ถือบัตรเครดิต JCB ได้ สนใจคลิก https://www.facebook.com/JCBCardThailandTH
#JCBThailand #JCBใช้ได้ทุกที่ทุกเวลา
-----------------------
References
-https://www.calnewport.com/blog/2021/03/18/combating-zoom-overload-with-reverse-meetings
-https://medium.com/inc./if-youre-exhausted-by-zoom-try-reverse-meetings-instead-99aff946ccf0