เราเป็นใคร ? ในแต่ละการประชุม

เราเป็นใคร ? ในแต่ละการประชุม

27 ก.ย. 2021
เราเป็นใคร ? ในแต่ละการประชุม | THE BRIEFCASE
เคยเจอกันไหม.. ประชุมครึ่งวันยังไม่ได้ข้อสรุป
ประชุมทีไรก็พูดแต่ความผิดพลาดของผู้อื่น
หรือบางทีนั่งประชุมด้วยกันแท้ ๆ กลับจับใจความสำคัญอะไรไม่ได้เลย
นี่คือตัวอย่างบางส่วนของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ทำให้เสียเวลางานไปโดยเปล่าประโยชน์
จะว่าไปแล้ว เรื่องราวการประชุมที่ดูไม่น่าจะเป็นปัญหาอะไร กลับกลายเป็นปัญหาหลักในการทำงานก็ได้เหมือนกัน
คำถามก็คือ แล้วการประชุมที่มีประสิทธิภาพจะเกิดขึ้นมาได้อย่างไร..
ซึ่งก็จะมี 3 บทบาทหน้าที่สำคัญ หากผู้ร่วมประชุมสามารถปฏิบัติตามได้เป็นอย่างดี
ก็จะช่วยทำให้การประชุมนั้นเป็นไปอย่างราบรื่น
ว่าแต่ 3 บทบาทที่ว่านี้มีอะไรบ้าง ?
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
1. The Chair หรือ ผู้ดูแลการประชุม
หน้าที่หลัก ๆ ของผู้ดูแลการประชุมคือ คนที่คอยจัดแจงว่า ประเด็นที่จะพูดคุยในวันนี้เหมาะกับการประชุมรูปแบบไหน และใครต้องเป็นผู้เข้าร่วมประชุมบ้าง
และยังทำหน้าที่ในการดึงบทสนทนา ให้กลับเข้าสู่ประเด็นของการประชุม
รวมไปถึงการสรุปประเด็นในแต่ละเรื่องก่อนที่จะเข้าสู่หัวข้อถัดไปให้ผู้เข้าร่วมประชุมฟัง
ซึ่งผู้ดูแลการประชุมนั้นจะมีส่วนอย่างมากในการทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีส่วนร่วมมากขึ้น
โดยผู้ที่จะต้องทำหน้าที่นี้ มักจะเป็นบุคคลที่ได้รับการยอมรับ มีความเป็นผู้นำสูง และต้องรู้วิธีการจัดการคน หรือการโน้มน้าวผู้อื่น
หรือพูดง่าย ๆ ว่าเป็น “ผู้เดินเกม” นั่นเอง
2. The Timekeeper หรือ ผู้คุมเวลา
ในการประชุมนั้นแน่นอนว่า จะมีบางครั้งที่ผู้ร่วมประชุมต่างพูดคุยในประเด็นต่าง ๆ ที่ยืดยาวเกินระยะเวลาที่กำหนด
ดังนั้นหน้าที่ของผู้คุมเวลาก็คือการคอยเตือนผู้เข้าร่วมประชุมให้พยายามพูดคุยตามตารางเวลาที่กำหนด เพื่อให้การประชุมนั้นมีความ Productive ต่อทุกฝ่ายมากที่สุด
เพราะในเรื่องของการประชุมนั้น ไม่ว่าเราจะให้เวลากับมันนานแค่ไหน การประชุมก็สามารถยืดยาวไปจนถึงเวลาที่เรากำหนดได้
ซึ่งถ้าหากเรารู้สึกว่า “ไม่เป็นประโยชน์” หรือทำให้การประชุมเป็นไปอย่าง “เชื่องช้าเกินไป”
ก็สามารถลดทอนเวลาลงครึ่งหนึ่งหรือตามความเหมาะสมได้เช่นกัน เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือพูดง่าย ๆ ว่าเป็น “ผู้คุมเกม” นั่นเอง
3. The Participants หรือ ผู้ร่วมการประชุม
แน่นอนว่าการประชุมนั้นจะขาดผู้ร่วมการประชุมไม่ได้ แต่ผู้ร่วมประชุมในที่นี้ไม่ได้หมายถึงผู้ร่วมประชุมที่นั่งฟังอยู่เฉย ๆ โดยไม่โต้ตอบอะไร
เพราะหน้าที่ของผู้ร่วมประชุม ก็คือการมีส่วนร่วมกับการประชุม
ดังนั้น ผู้ร่วมประชุมมีหน้าที่ในการโต้ตอบ ยกประเด็น และตั้งคำถาม ให้กับวงการประชุม
ซึ่งถือเป็นตำแหน่งที่มีความสำคัญ จะขาดจากการประชุมไปไม่ได้
ทั้งหมดนี้ก็เป็นบทบาทหน้าที่ ที่สำคัญสำหรับผู้ร่วมการประชุม
ที่จะช่วยให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด
หรือพูดง่าย ๆ ว่าเป็น “ผู้อยู่ในเกม” นั่นเอง
มาถึงตรงนี้ ก่อนถึงการประชุมครั้งหน้า..
ลองมาสำรวจบทบาทตนเองเสียก่อนว่า “เรา” กำลังทำหน้าที่ใดในการประชุมครั้งนี้
หรือหากใครคิดว่าการประชุมของเรานั้น กำลังกินเวลา หรือสร้างความเหนื่อยล้ามากเกินไป
ลองนำเทคนิคเหล่านี้มาใช้ดู เพื่อพัฒนาการประชุมของเราให้ดียิ่งขึ้นไปได้เลย..
References
-https://medium.com/@CameronHerold/three-roles-every-meeting-needs-3598186b038c
-https://www.conferencecalling.com/blog/meeting-roles
© 2024 BrandCase. All rights reserved. Privacy Policy.