รู้จัก เทคนิค “คำถาม 5 ข้อ” ที่ช่วยให้ลงลึกถึง แก่นแท้ของปัญหา

รู้จัก เทคนิค “คำถาม 5 ข้อ” ที่ช่วยให้ลงลึกถึง แก่นแท้ของปัญหา

6 ม.ค. 2022
รู้จัก เทคนิค “คำถาม 5 ข้อ” ที่ช่วยให้ลงลึกถึง แก่นแท้ของปัญหา | THE BRIEFCASE
ไม่ว่าเราจะทำงานอะไรก็ตาม เมื่อเกิดปัญหาแล้ว
สิ่งสำคัญคือการหาทางแก้ไข หรือลดความรุนแรงจากปัญหาเหล่านั้นลงไป
อย่างไรก็ตาม ก่อนที่เราจะเข้าไปแก้ปัญหา เราจำเป็นต้องรู้สาเหตุที่แท้จริงของปัญหาเสียก่อน
เพราะหลายครั้งการแก้ปัญหาที่ไม่ตรงจุด ไม่เพียงแต่ปัญหาจะยังคงอยู่ แต่มันอาจรุนแรงขึ้นมากกว่าเดิมก็เป็นได้
วันนี้เรามารู้จักกับอีกหนึ่งเทคนิคการตั้งคำถามที่ชื่อว่า "5 Whys" หรือการถามคำถาม 5 ข้อ
ซึ่งน่าจะมีประโยชน์ในการนำไปใช้เพื่อค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา และช่วยให้เราสามารถแก้ปัญหาได้ตรงจุดมากขึ้น
โดย 5 Whys เป็นเทคนิคการตั้งคำถามที่ถูกพัฒนาโดยชาวญี่ปุ่นที่มีชื่อว่า Sakichi Toyoda ในช่วงทศวรรษ 1900
โดยคุณ Sakichi บอกว่า เมื่อเกิดปัญหาอะไรก็ตามขึ้นมา ให้พยายามตั้งคำถามว่า "ทำไม" ทั้งหมด 5 ครั้งเพื่อพยายามหาต้นตอของปัญหา
หลังจากที่ตั้งคำถามทั้งหมด 5 คำถามเสร็จแล้ว ก็หาทางป้องกันเพื่อไม่ให้ปัญหาลักษณะนี้เกิดขึ้นอีกในอนาคต
เพื่อที่จะเข้าใจเทคนิคดังกล่าวให้มากขึ้น
ลองมาดูการถามคำถาม 5 ข้อ สำหรับเหตุการณ์ที่เกี่ยวกับปัญหาการส่งของให้ลูกค้าล่าช้ากัน
1. ทำไมถึงส่งของให้ลูกค้าไม่ทันกำหนด ?
เพราะฝ่ายผลิต ผลิตของได้ช้า
2. ทำไมฝ่ายผลิต ผลิตของได้ช้า ?
เพราะซัปพลายเออร์ส่งวัตถุดิบมาให้ช้า
3. ทำไมซัปพลายเออร์ส่งวัตถุดิบมาให้ช้า ?
เพราะเกิดความเข้าใจผิดเรื่องสถานที่รับส่งสินค้า
4. ทำไมเกิดความเข้าใจผิดเรื่องสถานที่รับส่งสินค้า ?
เพราะพนักงานแจ้งที่อยู่ในการรับส่งสินค้าผิด
5. ทำไมพนักงานแจ้งที่อยู่ในการรับส่งสินค้าผิด ?
เพราะพนักงานคนดังกล่าวเพิ่งเข้ามาทำงาน ทำให้ยังไม่ได้รับการแจ้งหรืออบรมเรื่องการรับส่งสินค้าจากซัปพลายเออร์
ซึ่งจากกรณีนี้ เมื่อใช้หลักการเทคนิค 5 Whys เราจะพบว่า การที่ลูกค้าไม่ได้รับของตามกำหนด เนื่องจากการผลิตของได้ช้า จากการที่ซัปพลายเออร์ส่งวัตถุดิบมาให้ช้า เพราะเข้าใจผิดกันเรื่องสถานที่รับส่งสินค้า
ดังนั้น บริษัทจึงจำเป็นต้องทำการฝึกอบรมพนักงานผู้ที่ทำหน้าที่ติดต่อกับซัปพลายเออร์ เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดปัญหาลักษณะนี้อีกในอนาคต
ลองมาดูอีกสักเหตุการณ์หนึ่ง เกี่ยวกับการที่นักศึกษาคนหนึ่งสอบไม่ผ่าน
1. ทำไมนักศึกษาคนนี้จึงสอบไม่ผ่าน ?
เพราะขาดเรียนบ่อย ทำให้ไม่เข้าใจเนื้อหาของการเรียนทั้งหมด
2. ทำไมเขาจึงขาดเรียนบ่อย ?
เพราะตื่นสาย ทำให้ไม่อยากมาเรียน
3. ทำไมเขาจึงตื่นสาย ?
เพราะนอนดึก รับงานฟรีแลนซ์เพื่อหารายได้เสริม
4. ทำไมเขาต้องรับงานฟรีแลนซ์เพื่อหารายได้เสริม ?
เพราะเงินไม่ค่อยพอใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน
5. ทำไมเงินเขาไม่ค่อยพอใช้จ่ายในชีวิตประจำวัน ?
เพราะมักใช้จ่ายสุรุ่ยสุร่าย ไม่ค่อยประหยัด
ซึ่งจากกรณีนี้ เมื่อใช้หลักการเทคนิค 5 Whys เราจะพบว่า การที่นักศึกษาคนนี้สอบไม่ผ่าน เนื่องจากขาดเรียนบ่อย เพราะการตื่นสาย ทำให้ไม่อยากเข้าห้องเรียน
โดยสาเหตุที่ตื่นสาย เกิดจากการนอนดึก เพราะรับงานฟรีแลนซ์เพื่อหารายได้เสริม หลังจากที่เงินไม่ค่อยพอใช้ เนื่องจากนิสัยการใช้จ่ายสุรุ่ยสุร่าย ไม่ค่อยประหยัด
ดังนั้น ในกรณีนี้ นักศึกษาคนนี้ต้องแก้ปัญหาที่ต้นเหตุที่เกิดจากนิสัยการใช้จ่าย เพื่อให้มีเงินเหลือเพียงพอ และไม่ต้องไปรับงานนอกเสริมจนมากระทบกับการเรียน และการสอบนั่นเอง
ทั้งนี้ ในความเป็นจริงนั้น เทคนิค 5 Whys สามารถถูกนำไปปรับใช้ โดยไม่จำเป็นต้องยึดติดว่า เราจะต้องตั้งคำถามเพียงแค่ 5 คำถามเท่านั้น
เพราะเราอาจตั้งคำถามเพิ่มเป็น 6 หรือ 7 หรือ 8 คำถามก็ได้ จนกว่าจะรู้ต้นเหตุที่แท้จริงของปัญหาว่าคืออะไร หรือแม้แต่คำตอบที่ได้ ก็อาจมีมากกว่า 1 คำตอบก็ได้
อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้ มันก็มีข้อควรระวังเช่นกัน
เพราะการถามคำถามจากคำตอบที่ได้ลงไปเรื่อย ๆ แบบนี้ หากคำตอบที่ได้จากการถามครั้งก่อนหน้าไม่ตรงประเด็น หรือการตั้งคำถามในแต่ละครั้งทำได้ไม่ดี ก็อาจทำให้หลงประเด็นได้ง่าย ซึ่งจะส่งผลให้ต้องเสียเวลาตั้งคำถามลงไปอีกหลายขั้น กว่าจะหาต้นตอที่แท้จริงได้
เพราะฉะนั้น สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งคือ ผู้ตั้งคำถาม ต้องมีความสามารถในการตั้งคำถามที่ดี เพื่อให้นำไปสู่คำตอบที่ดี และชัดเจนได้..
ปิดท้ายด้วยข้อมูลที่น่าสนใจ
เทคนิค 5 Whys ได้รับความนิยมอย่างมากหลังจาก โตโยต้า มอเตอร์ แบรนด์รถยนต์ชื่อดังของญี่ปุ่น นำมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการผลิต Toyota Production System (TPS) ของบริษัทให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
และ TPS ได้กลายมาเป็นต้นแบบของระบบการผลิตภายในโรงงานอุตสาหกรรมหลายแห่งในเวลาต่อมา
ซึ่งผู้ก่อตั้ง โตโยต้า มอเตอร์ ก็ไม่ใช่ใครที่ไหน
เพราะเป็นคุณ Kiichiro Toyoda ลูกชายของคุณ Sakichi Toyoda ผู้ที่พัฒนาเทคนิค 5 Whys นั่นเอง..
© 2022 Longtunman. All rights reserved.