รู้จัก Task Batching เทคนิคทำหลายงาน ให้ไม่หลุดโฟกัส | THE BRIEFCASE

บริษัทหลายแห่งโดยเฉพาะบริษัทที่ยังมีขนาดเล็ก มักชอบพนักงานที่ทำงานแบบ Multitask หรือก็คือ พนักงานคนหนึ่ง สามารถทำงานได้หลากหลาย

ที่เป็นแบบนี้ก็เพราะว่าบริษัทต้องการใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด ไม่จำเป็นต้องใช้คนเยอะ ช่วยประหยัดเวลา และงบประมาณ

ยกตัวอย่างให้เห็นภาพก็เช่น
พนักงานคนหนึ่งอาจรับผิดชอบตั้งแต่เข้าร่วมประชุม ออกไปพบลูกค้า ตอบอีเมลลูกค้า กลับมาทำรายงาน คุยงานกับฝ่ายขายและฝ่ายผลิต เรียกว่า ทำงานนี้เสร็จแล้วก็โดดไปทำงานนั้นต่อ

อย่างไรก็ตาม มีการศึกษามากมายที่บอกว่า การทำงานแบบ Multitask อาจไม่ช่วยให้เกิดประสิทธิภาพมากนัก

เพราะจริง ๆ แล้ว สมองของคนเราสามารถโฟกัสกับงานได้เพียงทีละอย่าง มากกว่าที่ต้องทำหลายอย่างไปพร้อม ๆ กัน
และการทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน อาจทำให้เกิดความผิดพลาด ความล่าช้า มากกว่าที่เราคิด

จึงมีแนวคิดอีกรูปแบบหนึ่งที่สามารถช่วยแก้ปัญหาที่ว่า นั่นคือ เทคนิคการทำงานแบบ Task Batching เกิดขึ้นมา

แล้วการทำงานแบบนี้เป็นอย่างไร ?
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง

การทำงานแบบ Task Batching คือ การที่เราพยายามจัดตารางเวลาในแต่ละวัน หรือแต่ละช่วงเวลา เพื่อทำงานตามกลุ่มที่ได้แบ่งไว้ (Task)
โดยงานแต่ละกลุ่มจะถูกแบ่งตามความคล้ายคลึงของลักษณะงาน

ถ้าดูแบบนี้ เราจะเห็นว่า จริง ๆ แล้วการทำงานแบบ Task Batching เราก็ไม่ได้ทำงานอย่างเดียว
แต่เราทำการรวบรวมงานที่คล้าย ๆ หรือใกล้เคียงกันไว้ด้วยกัน

ซึ่งจะแตกต่างจากกรณีการทำงานแบบ Multitasking ที่เป็นการทำงานหลายอย่าง
โดยที่แต่ละอย่างนั้นมักจะแตกต่างกัน

ลองดูตัวอย่างของการทำงานแบบ Task Batching เช่น
- งานที่ต้องติดต่อกับลูกค้า ไม่ว่าจะทางโทรศัพท์ อีเมล แช็ต หรือแม้แต่ออกไปพบลูกค้า ควรจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียวกัน
- งานที่ต้องค้นคว้าหาข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล ทำพรีเซนเทชัน ทำรายงานการประชุม ควรจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียวกัน
- งานที่ต้องติดต่อกับหน่วยงานภายในบริษัท เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายจัดซื้อ ควรจัดให้อยู่ในกลุ่มเดียวกัน

โดยขั้นตอนของการทำ Task Batching ก็เริ่มจาก

1. ลิสต์รายการงานที่ต้องทำและจัดเรียงความสำคัญ

อันดับแรกเลยคือ เราต้องลิสต์งานที่เรารับผิดชอบออกมาให้หมดก่อน
หลังจากนั้น จึงค่อยมาดูว่า งานแบบไหนที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นทำได้ งานแบบไหนที่สามารถใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย โดยที่เราไม่ต้องทำเอง ด้วยการจัดเรียงความสำคัญของแต่ละงาน

เมื่อเราแบ่งแยกงานที่ไม่ต้องทำเอง และงานที่ต้องทำเองเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปก็คือ ลงลึกในรายละเอียดของงานที่เราต้องทำเอง ด้วยการจัดแบ่งประเภทของงานเหล่านั้น

2. แบ่งประเภทงานตามฟังก์ชันของงานแต่ละอย่าง

เมื่อรู้แล้วว่า งานที่เราต้องทำเองมีอะไรบ้าง
ต่อมาให้เราทำการจัดงานที่มีลักษณะคล้าย ๆ กันมาอยู่ในกลุ่มเดียวกัน
หลังจากนั้นก็ค่อย ๆ จัดเรียงความสำคัญของงานแต่ละประเภท ว่างานไหนที่เร่งด่วน งานไหนไม่เร่งด่วน งานไหนต้องใช้พลังงานและสมาธิมาก

นอกจากนี้ เราอาจใช้เครื่องหมาย สัญลักษณ์ หรือสี เพื่อบอกว่างานที่ต้องทำนั้นมีความสำคัญ หรือใช้สมาธิมากน้อยแค่ไหน

เช่น งานที่ต้องค้นคว้าหาข้อมูล เขียนบทความส่งบริษัท เป็นงานสำคัญหรืองานที่ต้องใช้สมาธิมาก เราก็อาจใช้เครื่องหมายดอกจัน (*****) 5 ดอก

หรืองานที่ไม่ต้องใช้สมาธิมาก เช่น ตอบอีเมล ตอบแช็ตลูกค้า ไปร่วมงานแต่งงานของเพื่อนร่วมงาน เราก็อาจใช้เครื่องหมายดอกจัน (***) 3 ดอก

3. สร้างตารางการทำงาน

หลังจากที่เราทำการลิสต์รายการงานที่ต้องทำและจัดเรียงความสำคัญ พร้อมทั้งแบ่งประเภทงานตามฟังก์ชันของงานแต่ละงานเรียบร้อยแล้ว ต่อมาให้เรามาสร้างตารางการทำงาน ซึ่งเราอาจเขียนลงในสมุดส่วนตัว
สมาร์ตโฟน หรือโน้ตบุ๊ก

ซึ่งในกรณีของสมาร์ตโฟน หรือโน้ตบุ๊ก เราอาจใช้เครื่องมือ เช่น ปฏิทิน (Calendar) เป็นตัวช่วยง่าย ๆ เพื่อระบุว่า ในแต่ละวันงานที่ถูกจัดเป็น Task Batching มีอะไรบ้าง

นอกจากนี้ เราอาจใช้เทคนิคที่ชื่อว่า “Time Blocking” เข้ามาเสริมระหว่างที่สร้างตารางการทำงาน

ซึ่งเทคนิคนี้คือ การที่เรานั้นจัดสรรเวลาไว้เลยตั้งแต่แรกว่า ในแต่ละวันนั้น เราจะทำอะไรบ้าง ทำตอนไหน และทำนานเท่าไร

ซึ่งการจัดตารางการทำงานให้เป็นระบบและระเบียบนั้น ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราเห็นตารางงานของตัวเอง
แต่ยังรวมไปถึงเพื่อนร่วมงาน คนในทีม รวมทั้งหัวหน้า ก็จะได้เห็นหรือจะได้รู้ว่าเราทำงานตอนไหน เวลาไหนที่ควรมาคุย หรือไม่ควรมารบกวน
โดยเฉพาะถ้าเป็นเรื่องไม่จำเป็น ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถโฟกัส และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะงานที่ต้องใช้สมาธิมาก ๆ นั่นเอง

อ่านมาถึงตรงนี้ เราจะเห็นว่า การทำงานแบบ Task Batching นั้นน่าสนใจ
และก็มีประโยชน์ไม่น้อย เพราะจะช่วยเพิ่มสมาธิ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
ซึ่งเป็นผลมาจากการทำงานที่มีลักษณะคล้าย ๆ กันอย่างต่อเนื่อง ไม่ต้องเปลี่ยนไปเปลี่ยนมาเหมือน Multitask จนมีโอกาสที่จะขาดสมาธิในการทำงาน

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าเทคนิคการทำงานแบบ Task Batching จะช่วยแบ่งเวลาที่แน่นอนไปให้กับงานที่ถูกจัดกลุ่มไว้เรียบร้อยแล้ว

แต่บางครั้งเราอาจเจองานด่วนที่เข้ามาแทรก และเราไม่สามารถจัดไปอยู่ในกลุ่มที่เราจัดไว้ก่อนหน้า เราก็ต้องปรับเปลี่ยนเวลา และรูปแบบการทำงานให้เหมาะสมกับสถานการณ์จริง ๆ ด้วย

เพราะต้องไม่ลืมว่า ชีวิตการทำงานที่ประสบความสำเร็จนั้น นอกจากจะต้องทำตามระเบียบแบบแผนที่วางไว้แล้ว

เราก็ต้องมีความยืดหยุ่น และความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ที่เปลี่ยนไปตลอดเวลาด้วยเช่นกัน..

References:
-https://www.bemoreeffective.com/blog/what-is-best-multi-tasking-or-batching-tasks/
-https://www.indeed.com/career-advice/career-development/what-is-task-batching