วิธีแก้ปัญหา การทำงานแบบ ตัวใครตัวมัน | THE BRIEFCASE

เมื่อธุรกิจนั้นเติบโตขึ้นเรื่อย ๆ แน่นอนว่าก็ต้องมีการขยายงาน มีจำนวนคน และฝ่ายต่าง ๆ ในบริษัทเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย

ประเด็นคือ ถ้าจำนวนคนและฝ่ายที่เพิ่มขึ้นนั้น มีการทำงานอย่างร่วมมือกัน ประสานงานกัน เป็นไปตามแผนที่วางไว้ ทุกอย่างก็คงจะราบรื่นหรือเกิดปัญหาได้น้อย
แต่ในความเป็นจริง หลายครั้งเราอาจพบว่า ยิ่งมีคน ยิ่งมีฝ่าย มากขึ้นในบริษัท ยิ่งทำให้ขาดการติดต่อ ประสานงาน ขาดการให้ความร่วมมือกัน จนสุดท้ายกลายเป็นอุปสรรคของการทำงาน

ถ้าให้พูดเป็นคำศัพท์ของคนทำงานสมัยนี้
วิธีการทำงานแบบนี้ เรียกว่า “SILO”
ซึ่งสถานการณ์แบบนี้ไม่เพียงแต่ส่งผลเสียต่อคน หรือฝ่ายเหล่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบไปถึงภาพรวมของบริษัทด้วย

แล้วมีวิธีไหนบ้างที่จะแก้ปัญหาที่เกิดจากการทำงานแบบนี้ ?
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง

การทำงานแบบ SILO หรือ “Work as SILO”
พูดง่าย ๆ คือ ทำงานแบบตัวใครตัวมัน เกี่ยงงาน แบ่งแยกงาน ไม่ค่อยสื่อสาร หรือช่วยกันทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

ผลเสียของการทำงานแบบ SILO มีหลายอย่าง เช่น
- เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนในฝ่าย เพราะต่างคนต่างไม่รู้ ว่าใครทำอะไรอยู่
- เกิดการแข่งขันกันเองของคนภายในทีม
- ทำให้คนในบริษัทขาดความเชื่อมั่น และความสามัคคีภายในองค์กร
- อาจขาดแนวคิดสร้างสรรค์หรือนวัตกรรมใหม่ ๆ เพราะเอาแต่โฟกัสเรื่องผลงานของตัวเอง

พูดง่าย ๆ คือ การทำงานแบบ SILO นั้นจะตรงข้ามกับคำว่า “Teamwork” ที่เน้นการทำงานร่วมกัน โดยมีเป้าหมายในการทำงานอย่างเดียวกัน

ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ เช่น
สมมติว่า ทีมที่ดูแลการออกแบบการวิจัยและพัฒนา กำลังคิดค้นผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ และอีกไม่นานผลิตภัณฑ์นี้ก็น่าจะสามารถนำไปผลิตและขายให้แก่ลูกค้าได้
แต่ทีมที่ดูแลการออกแบบการวิจัยและพัฒนา ไม่ได้แจ้งข้อมูลทั้งหมด หรือแจ้งแค่บางส่วนแก่ฝ่ายการตลาด จนทำให้ฝ่ายการตลาดไม่รู้รายละเอียดของผลิตภัณฑ์ใหม่มากนัก

ผลที่เกิดขึ้นคือ ฝ่ายการตลาด ก็ขาดการวางแผนในการโปรโมตหรือนำเสนอผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ได้อย่างเหมาะสม เพราะไม่รู้ว่าฝ่ายพัฒนากำลังทำอะไรอยู่

ทีนี้คำถามคือ แล้วจะแก้ปัญหาการทำงานแบบ SILO ได้อย่างไรบ้าง ?

1. ทำให้ทุกคนโฟกัสเป้าหมายที่ใหญ่กว่า

สิ่งสำคัญอันดับแรกคือ การสื่อสารให้แก่ทุกคน ทุกฝ่ายในองค์กรทราบว่า เป้าหมายที่สำคัญของบริษัทคืออะไร

เช่น ถ้าบริษัทตั้งเป้าที่จะขายสินค้าให้มาก เพื่อทำให้กำไรเติบโตปีละ 10% ก็ต้องใช้ความร่วมมือจากหลายฝ่าย ไม่ใช่อาศัยแต่ความพยายามของฝ่ายขาย ในการขายสินค้าให้ได้มากที่สุด

ฝ่ายอื่น ๆ ก็มีความสำคัญ ที่สามารถช่วยสร้างการเติบโตได้
เช่น ฝ่ายผลิตอาจนำเสนอวิธีการผลิตสินค้า ที่สามารถช่วยควบคุมต้นทุนได้เหมาะสม ฝ่ายจัดซื้อจะจัดหาวัตถุดิบอย่างไร ที่มีราคาเหมาะสม ฝ่ายการเงินจะมีวิธีช่วยประหยัดต้นทุนทางการเงินอย่างไร

ซึ่งการสื่อสารเพื่อให้ทุกคนเข้าใจถึงเป้าหมายที่ใหญ่ขององค์กรว่าคืออะไร และพวกเขาจะมีส่วนร่วมกับเป้าหมายนี้อย่างไร จะช่วยทำให้ปัญหาการทำงานแบบ SILO ลดลงไปได้

2. สร้างความสามัคคีและร่วมมือกันระหว่างคนในทีมเอง และฝ่ายต่าง ๆ

บางองค์กรอย่าว่าแต่คนแต่ละฝ่ายจะไม่คุยกัน คนในฝ่ายเดียวกันอาจจะยังไม่เคยคุยกันก็มี

ถ้าเป็นแบบนี้ คงเป็นเรื่องยากที่จะสร้างบรรยากาศการทำงานแบบร่วมมือกัน จนเกิดความสามัคคีอย่างที่องค์กรอยากจะเห็น

เช่น การที่คนในฝ่ายเดียวกันนั้น ไม่เคยคุยกัน นอกจากอาจทำให้มีการทำงานซ้ำซ้อนกัน หรือเข้าใจผิดคิดว่าอีกคนหนึ่งจะทำ ยังทำให้งานที่ทำนั้นมีข้อมูลไม่สมบูรณ์หรือไม่ครบถ้วน ซึ่งไม่เพียงแต่เสียเวลาในการทำงาน แต่อาจทำให้เสียอารมณ์กับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

สิ่งสำคัญที่ผู้บริหารหรือเจ้าของธุรกิจควรทำคือ
ต้องพยายามสร้างความสามัคคี และร่วมมือกันระหว่างคนในทีมเอง รวมถึงฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร เพื่อให้เกิดการสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูลซึ่งกันและกัน จะช่วยทำให้แต่ละคนมีข้อมูลที่ครบถ้วน เพียงพอ จนทำให้งานที่ทำนั้นออกมาดี

3. ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่ทำให้คนในองค์กรมีปฏิสัมพันธ์กัน

การส่งเสริมให้เกิดการสื่อสารกันมากขึ้นระหว่างคนภายในองค์กร
โดยเฉพาะคนที่อาจไม่รู้จักกัน หรือสนิทกันมาก่อน จะช่วยทำให้ทำลายเส้นแบ่งระหว่างคนแต่ละคนหรือแต่ละฝ่ายได้ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาคุ้นเคย กล้า และเต็มใจที่จะติดต่อสื่อสารกันภายในองค์กรมากขึ้น

และนี่คือ แนวทางเบื้องต้น ที่จะช่วยลดปัญหาการทำงานแบบ SILO ได้
ซึ่งก็น่าจะช่วยให้ปัญหาการทำงานแบบ “ตัวใครตัวมัน” ลดลงไปบ้าง ไม่มากก็น้อย..

References
-https://smallbusiness.chron.com/problems-information-silos-cause-81600.html
-https://www.salesforce.com/products/sales-cloud/resources/breaking-the-silo-mentality/