รู้จักกฎ 1-3-5 ที่ช่วยให้การทำงาน มีประสิทธิภาพมากขึ้น

รู้จักกฎ 1-3-5 ที่ช่วยให้การทำงาน มีประสิทธิภาพมากขึ้น | THE BRIEFCASE
ปัจจุบัน มีหลากหลายเทคนิคการทำงานที่ถูกนำเสนอเพื่อช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
วันนี้เรามารู้จักกับอีกหนึ่งเทคนิคที่น่าสนใจซึ่งมีชื่อว่า “กฎ 1-3-5”
กฎที่ว่านี้จะช่วยทำให้งานที่เราทำมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง
ในแต่ละวันที่เราทำงานนั้น หลายครั้งเราอาจต้องรับผิดชอบงานหลายอย่าง ซึ่งมีตั้งแต่งานที่สำคัญที่สุด จนไปถึงงานที่แทบจะไม่มีความสำคัญเลยแต่ก็ยังต้องทำ
ซึ่งแต่ละคนอาจมีวิธีหรือเทคนิคในการจัดการงานของตนเองแตกต่างกัน เช่น
- บางคนเลือกที่จะทำงานสำคัญในตอนเช้า เพราะเป็นช่วงที่สมองยังโล่ง เหมาะกับการทำงานที่ต้องใช้ความคิดมาก ๆ
- บางคนเลือกที่จะทำงานสำคัญในตอนกลางคืน เพราะเป็นช่วงเวลาที่เงียบ ไม่ค่อยมีใครมารบกวน ทำให้มีสมาธิในการทำงาน
แต่ไม่ว่าจะวิธีหรือเทคนิคไหนที่ทุกคนนำมาใช้ สิ่งสำคัญก็คือ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และทำงานให้เสร็จตามเป้าหมาย
ซึ่งหนึ่งในเทคนิคที่สามารถช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายที่ว่านี้ คือ “กฎ 1-3-5”
โดยกฎ 1-3-5 เป็นการจัดแบ่งงานออกเป็น “3 ก้อน” ได้แก่
- งานใหญ่ จำนวน 1 ชิ้น ซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้ความพยายามมากที่สุด
- งานขนาดกลาง จำนวน 3 ชิ้น ซึ่งเป็นงานที่ไม่ได้ใช้พลังงานและความพยายาม มากเท่างานใหญ่
- งานเล็ก ๆ น้อย ๆ จำนวน 5 ชิ้น ซึ่งเป็นงานที่เราสามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
โดยทั่วไปแล้ว พวกเรามักทำงานกัน 8 ชั่วโมงต่อวัน อย่างไรก็ตาม โดยเฉลี่ยแล้ว เราอาจจะมีความ Productive และความตื่นตัวเพียงแค่ 6 ชั่วโมงต่อวัน
ซึ่งภายใต้กฎ 1-3-5 นั้น เมื่อเรามีงาน 9 ชิ้นที่ต้องทำใน 1 วัน ดังนั้น เราก็ต้องมาบริหารจัดการภายใน 6 ชั่วโมงนี้
เช่น เราอาจแบ่งเวลาให้กับงานใหญ่ 2 ชั่วโมง งานขนาดกลาง 2 ชั่วโมง และงานเล็ก ๆ น้อย ๆ อีก 2 ชั่วโมง
อย่างไรก็ตาม เราก็สามารถยืดหยุ่นหรือปรับเวลาการทำงานให้เหมาะกับความยากของแต่ละงานได้ตามความเหมาะสม ไม่จำเป็นว่างานแต่ละงานจะถูกกำหนดเวลาไว้แค่ 2 ชั่วโมงเท่านั้น
เช่น ถ้างานใหญ่ ต้องใช้เวลามากกว่านั้น เราก็อาจเพิ่มเวลาจาก 2 ชั่วโมง เป็น 3 ชั่วโมงก็ได้ ด้วยการไปลดเวลาที่จัดสรรให้งานขนาดกลางหรืองานเล็ก ๆ น้อย ๆ ลง
นอกจากนี้ ถ้าเราพิจารณาดูแล้วว่า ใน 9 งานที่เราตั้งใจจะทำทั้งหมดใน 1 วันนั้น ไม่ได้มีงานที่เร่งด่วนเลย
เราก็อาจจะทำงานเล็ก ๆ น้อย ๆ ในตอนเช้าก่อน ซึ่งเปรียบเสมือนการอุ่นเครื่อง ก่อนที่จะไปทำงานขนาดกลางและงานใหญ่ในช่วงสาย ๆ หรือช่วงบ่าย
สรุปคือ ความสำคัญของกฎ 1-3-5
คือจะช่วยให้เรารู้ถึงภาพรวมในการทำงานที่ต้องทำใน 1 วัน งานไหนสำคัญ งานไหนไม่สำคัญ เพื่อที่จะทำให้เราสามารถแบ่งเวลาไปทำงานแต่ละอย่างได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นั่นเอง
อย่างไรก็ตาม ในชีวิตจริง บางครั้งเราก็ไม่สามารถทำตามแผนทุกอย่างที่วางไว้แบบเป๊ะ ๆ ตลอดเวลา เนื่องจากอาจมีเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดไว้เกิดขึ้น และเราก็ควรที่จะสามารถปรับเปลี่ยนหรือยืดหยุ่นได้ตามสถานการณ์
เช่น ถ้าวันไหนมีงานด่วนอย่างอื่นมาแทรก เราก็อาจจะลดจำนวนงานลงได้
หรือบางครั้งมีงานใหญ่เข้ามาพร้อมกัน 2 งาน เราก็อาจต้องลดจำนวนงานขนาดกลางหรืองานเล็ก ๆ น้อย ๆ ลงไป เพื่อแบ่งเวลาไปให้งานใหญ่ที่มีจำนวนเพิ่มขึ้น
เพราะสิ่งที่ช่วยให้ชีวิตการทำงานประสบความสำเร็จได้นั้น นอกจากเรื่องการทำงานตามแผนที่วางไว้แล้ว
การรู้จักรับมือกับความเปลี่ยนแปลง และปรับตัวให้ทันตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป ก็คือ หนึ่งในทักษะของผู้ที่ประสบความสำเร็จในการทำงานเช่นกัน..
References
-https://desktime.com/blog/1-3-5-rule/
-https://www.timedoctor.com/blog/1-3-5-rule/
-https://www.fastcompany.com/3056852/why-creating-a-to-do-list-is-derailing-your-success