สรุป 6 วิธี ประชุมอย่างไร ไม่ให้ออกทะเล

สรุป 6 วิธี ประชุมอย่างไร ไม่ให้ออกทะเล | THE BRIEFCASE
ปฏิเสธไม่ได้ว่า “การประชุม” เป็นหนึ่งกิจกรรมหลักของชีวิตการทำงาน และถือเป็นหนึ่งกิจกรรมการสื่อสารที่สำคัญของทุกคนในบริษัท
แต่บ่อยครั้งกลับพบว่า เราต้องเข้าร่วมการประชุมที่มองแล้วไม่น่าจะก่อเกิดประโยชน์อะไร จนบางทียังแอบคิดไปว่าไม่ประชุมยังจะดีกว่า ไม่ต้องเสียเวลา เสียอารมณ์ แถมยังออกทะเลไปไกล
และคงไม่ใช่แค่ตัวเราคนเดียวที่เคยคิดเช่นนั้น เพราะในปี 2019 จากข้อมูลของ Business Insider เว็บไซต์ด้านการเงินและธุรกิจของสหรัฐอเมริกา พบว่า
- ค่าเฉลี่ย 1 วันทำการในสหรัฐอเมริกา จะมีการประชุม 11 ล้านครั้ง และสัดส่วน 1 ใน 3 มักจะเป็นการประชุมที่ไม่เกิดประโยชน์อะไร
- ความสูญเสียที่เกิดจากการประชุมของบริษัทต่าง ๆ ในสหรัฐอเมริกา ประเมินเป็นค่าเสียโอกาสได้คร่าว ๆ สูงถึงราว 1.2 ล้านล้านบาทต่อปี
ดังนั้น เพื่อลดปัญหาการประชุมออกทะเลข้างต้น ก่อนที่จะเริ่มประชุมในแต่ละครั้ง
ลองมาดูกันว่า เราควรวางแผนอย่างไร เพื่อช่วยให้การประชุมเกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้บ้าง ?
1. กำหนดวาระการประชุม ตั้งเป้าหมายชัดเจน
ก่อนเริ่มการประชุมทุกครั้ง สมาชิกองค์ประชุมควรรู้ว่า หัวข้อหรือวาระการประชุมนั้นคืออะไร และเป้าหมายคืออะไร เช่น ต้องการทราบความเห็น หรือต้องการแจ้งเพื่อทราบ
ซึ่งจะช่วยให้สมาชิกเตรียมพร้อมสำหรับการเข้าร่วมประชุม พร้อมเสนอความคิดเห็น ซักถามในเรื่องต่าง ๆ
เพราะถ้าเราไม่รู้เลยว่าวาระการประชุมคืออะไร เราก็คงไม่สามารถให้ข้อมูล เสนอความเห็นหรือแนวทางแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้
ดังนั้น การมีหัวข้อหรือวาระการประชุมที่ชัดเจน จะช่วยกำหนดขอบเขตไม่ให้การประชุมนั้นออกนอกเรื่อง และสามารถประเมินเวลาการประชุมได้ ทำให้สมาชิกไม่เสียทั้งเวลาและไม่เสียอารมณ์ในการประชุม
2. อย่าประชุมบ่อยเกินไป
“การประชุมที่มากเกินไปคือ ความหายนะของบริษัทต่าง ๆ และมักจะเลวร้ายลงเรื่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไป” ประโยคนี้พูดโดย อีลอน มัสก์ ซีอีโอสุดมั่นของ Tesla
ดังนั้น ก่อนที่จะเรียกประชุมแต่ละครั้ง เราต้องแน่ใจว่า ควรเป็นเรื่องที่สำคัญและจำเป็นจริง ๆ
เพราะการประชุมบ่อยเกินไป นอกจากจะเกิดความเหนื่อยล้าแล้ว ก็ยังทำให้เหลือเวลาทำงานน้อยลงอีกด้วย
3. ประชุมเฉพาะคนที่จำเป็นเท่านั้น
ในการประชุมแต่ละครั้ง ควรเชิญเฉพาะคนที่จำเป็นที่ต้องเข้าประชุมเท่านั้น
เพราะคนเหล่านั้นจะสามารถให้ข้อมูล ให้คำตอบ เสนอแนวทางแก้ไขได้ตรงประเด็น และจะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
เจฟฟ์ เบโซส ผู้ก่อตั้ง Amazon.com เคยกล่าวว่า เขาไม่เพียงแต่จะไม่ชอบการประชุมที่นานเกินไป เขายังไม่ให้คนเข้าร่วมประชุมต่อครั้งมากเกินไปด้วย
และเรื่องนี้จึงกลายมาเป็นกฎการประชุมที่เรียกว่า “กฎพิซซา 2 ถาด” หรือ “Two Pizza Rule”
โดย เจฟฟ์ เบโซส อธิบายว่า จำนวนคนที่เข้าประชุมแต่ละครั้งนั้น ควรมีจำนวนที่สามารถแบ่งพิซซา 2 ถาดใหญ่ทานด้วยกัน เท่านั้นก็เพียงพอแล้ว
4. สื่อสาร ซักถาม ในที่ประชุมอย่างตรงไปตรงมา
หลายครั้งที่การประชุมออกทะเล เพราะไม่มีคนออกความเห็น หรือซักถามกัน แต่พอออกจากห้องประชุมกลับมาซักถามกันอีกรอบ
ทั้งที่ความเป็นจริงแล้ว เมื่อเรามีเรื่องที่ต้องการพูดคุย ก็ควรที่จะพูดในที่ประชุมอย่างตรงไปตรงมา เพื่อให้ทุกคนรับรู้ปัญหา หาทางออกร่วมกัน หรือหาข้อสรุปในตอนนั้นเลย
เพราะการออกจากห้องประชุมแล้วมาเสนอความเห็น หรือซักถามเพิ่มเติมอีก
อาจทำให้บางคนที่อยู่ในห้องประชุมแต่ไม่ได้อยู่ตอนที่เลิกประชุมแล้ว จะไม่ทราบข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติม จนทำให้ความคิดเห็นหรือการซักถามต่าง ๆ ไม่ได้ถูกนำไปใช้ประโยชน์ใด ๆ
5. มีผู้นำในทุกการประชุม
ทุกการประชุม จำเป็นต้องมีผู้นำในการประชุม
ซึ่งผู้นำการประชุม ไม่จำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเสมอไป แต่ต้องเป็นคนที่คอยตัดสินใจ สามารถสรุปประเด็นสำคัญในแต่ละเรื่องได้ พร้อมทั้งดูแลการประชุมให้เป็นไปอย่างราบรื่น และควบคุมการประชุมไม่ให้ออกทะเล
ดังนั้น ก่อนที่จะเริ่มประชุมทุกครั้ง ต้องแน่ใจว่าการประชุมนั้นมีผู้นำเพื่อจัดการเรื่องดังกล่าวที่ว่ามาได้ด้วย
6. จดบันทึกการประชุม
หลายครั้งที่การประชุม มักจะมีคำถามว่า “การประชุมครั้งที่แล้วมีข้อสรุปอย่างไร” ซึ่งตัวช่วยที่จะตอบคำถามนี้ก็คือ บันทึกการประชุม หรือ Minute of Meeting นั่นเอง
การทำบันทึกการประชุม นอกจากจะทำให้เราจำข้อมูลสำคัญในการประชุมครั้งก่อนได้แล้ว ยังช่วยให้เราติดตามความคืบหน้าจากครั้งก่อนได้ง่ายขึ้น ควรติดตามที่ใคร หรือแม้แต่การติดตามการแก้ไขปัญหาจากครั้งก่อน
มาถึงตรงนี้ ต้องยอมรับว่า “การประชุม” เป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน
เมื่อใดก็ตามที่เราเริ่มรู้สึกว่า การประชุมกำลังออกทะเล ประชุมแล้วไม่น่าจะเกิดประโยชน์ใด ๆ
ก็เท่ากับว่า เรากำลังเป็นส่วนหนึ่งของ การทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ อยู่นั่นเอง..
References
-https://www.businessinsider.com/37-billion-is-lost-every-year-on-these-meeting-mistakes-2014-4
-https://uxdesign.cc/8-tips-for-more-productive-meetings-e984e5687af
-https://blog.seeburger.com/the-two-pizza-rule/