สรุปเทคนิค บรีฟงานอย่างไร ไม่ต้องแก้กันยืดยาว

สรุปเทคนิค บรีฟงานอย่างไร ไม่ต้องแก้กันยืดยาว | THE BRIEFCASE
คนทำงานหลายคน น่าจะเคยเจอกับเหตุการณ์ทำนองว่า ได้รับคำสั่งให้ไปทำสิ่งหนึ่ง โดยที่ไม่ได้บอกว่า จะเอาไปทำอะไร หรือบางครั้งคนที่สั่งหรือบรีฟงานมา ก็บอกสิ่งที่ต้องการแล้ว แต่บอกไม่ครบถ้วนแต่แรก
โดยเหตุการณ์ทำนองนี้ ก็มักจะนำไปสู่การแก้งานไม่จบไม่สิ้น หรือแก้งานกันไปมาหลายครั้ง
ซึ่งสิ่งที่ตามมาก็คือ เสียเวลาและอารมณ์กันทั้งคนสั่งและคนทำงาน
วันนี้ THE BRIEFCASE จะมาสรุปสิ่งที่เราต้องทบทวนกันให้ดี ตั้งแต่กระบวนการบรีฟงาน ทั้งฝ่ายที่เป็นคนสั่งงาน และฝ่ายรับงาน เพื่อลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น
1. ให้ข้อมูลเบื้องหลังของงาน หรือที่มาของงาน
ข้อแรกเราจำเป็นที่จะต้องแนะนำเรื่องราวของแบรนด์ หรืออธิบายเบื้องหลังการเกิดขึ้นของงานนี้ เพื่อให้คนที่รับงานเข้าใจ Insight ของเจ้าของงานว่าเขาตั้งใจทำอะไรกับโปรเจกต์นี้ หรือมีวิสัยทัศน์อย่างไร
2. เคลียร์กันให้ชัด ว่าวัตถุประสงค์หรือความสำคัญของงานนี้คืออะไร ?
ทั้งคนสั่งงานและคนรับงาน ควรจะต้องรับรู้ว่าเป้าหมายของงานนี้คืออะไร ให้ตรงกัน
โดยคนที่บรีฟจะต้องถ่ายทอดเป้าหมายให้ชัดเจน เช่น ต้องการให้ลูกค้ารู้ว่าแบรนด์ของเรากำลังอยู่ในช่วงสร้างการรับรู้ (Brand Awareness) ซึ่งยังไม่จำเป็นต้องเน้นดึงให้คนเข้ามาซื้อของเยอะ ๆ ในตอนนี้
และควรจะระบุ Key Message เป็นข้อ ๆ ว่าอยากให้ผู้ที่รับงานไป ถ่ายทอดสิ่งสำคัญเหล่านั้นออกมาผ่านตัวงานให้ชัดเจนให้ได้
3. ใครบ้างคือกลุ่มเป้าหมาย
การที่คนสั่งงานกำหนดกลุ่มเป้าหมายให้ชัด เช่น งานนี้จัดทำขึ้นเพื่อผู้บริหาร, งานนี้จัดทำขึ้นเพื่อกลุ่มวัยรุ่นอายุ 18-30 ปี
ซึ่งการระบุกลุ่มเป้าหมายคือเรื่องที่สำคัญมาก เพราะจะเป็นตัวกำหนดทิศทางของภาษา หรือรูปแบบของงาน เพราะคนแต่ละกลุ่มมีพฤติกรรมและความสนใจที่แตกต่างกันค่อนข้างมาก
หากเราเป็นคนบรีฟงานที่มีกลุ่มลูกค้า (Persona) อยู่ในใจ ก็ควรจะแจ้งให้ผู้รับงานทราบอย่างชัดเจนตั้งแต่แรก
4. การกำหนดสไตล์ Mood & Tone ควรแนบอ้างอิงตัวอย่าง
หลังจากที่เขียนจุดประสงค์ของการทำงานและกำหนดกลุ่มเป้าหมายแล้ว สิ่งต่อมาก็คือ แจ้ง Mood & Tone ของงาน เช่น ต้องการให้งานนี้ดูอบอุ่นหรือจริงจัง น้ำเสียงของการเล่าเรื่องราวเป็นคนที่ดูโต มีความเป็นผู้ใหญ่ หรือสดใสแบบวัยรุ่น รวมไปถึงภาพประกอบที่เราอยากจะให้เป็น
และถ้าเรากลัวทีมงานที่รับงานไม่เห็นภาพ ก็อาจจะยกตัวอย่างงานอื่น ๆ ที่เคยมีมาก่อน เป็นส่วนประกอบในการช่วยอธิบายไอเดียของเรา หากเรากำหนดรายละเอียดเหล่านี้ตั้งแต่ช่วงแรก ๆ กระบวนการในการแก้งานก็มีโอกาสที่จะลดน้อยลง
5. แจ้งสิ่งที่ควรระวัง
ในกระบวนการทำงานจริง คนที่รับงานอาจจะโฟกัสแต่บรีฟที่ให้มา ไม่ทันได้ระวังข้อกังวลบางอย่างของแบรนด์หรือคนที่สั่ง เช่น ห้ามทำสีของคู่แข่ง (ควรระบุด้วยว่าคู่แข่งเป็นใคร), ห้ามพูดข้อเสียของแบรนด์อื่นที่อยู่ในตลาด
ดังนั้นแบรนด์ควรจะเขียนระบุให้ชัดถึงสิ่งที่ไม่ควรทำ แต่อย่างไรก็ตาม ในฝั่งของคนที่รับงานก็ควรจะพิจารณาความเสี่ยงต่าง ๆ ด้วยว่า ถ้าเรารับงานนี้แล้วจะเกิดผลเสียต่อใครบ้าง เกิดผลเสียต่อเราหรือเกิดผลเสียต่อแบรนด์เองหรือไม่
ถ้าหากคนรับงานรู้สึกว่างานนี้ มีบรีฟบางอย่างที่อาจจะมีผลเสียเกิดขึ้น ก็ควรที่จะพูดคุยกับคนที่สั่งงานอย่างตรงไปตรงมา เพื่อช่วยกันหาทางออกตั้งแต่เนิ่น ๆ
6. คุยเรื่องตารางเวลาให้ชัด กำหนดระยะเวลาการส่งงาน และการฟีดแบ็กเพื่อแก้ไขให้เหมาะสม
ข้อสุดท้ายควรคุยให้เคลียร์ว่า แต่ละงานที่ได้รับคำสั่งมา จะมีการคอมเมนต์ ฟีดแบ็ก และแก้ไขได้กี่ครั้ง เพราะการไม่ระบุไทม์ไลน์ให้ชัดเจนตั้งแต่ทีแรก ก็จะทำให้คนรับงานแก้งานไม่จบไม่สิ้น หรือคนที่สั่งงานอาจจะต้องเจอกับความยุ่งยาก และงานไม่ถูกปล่อยเสียที
ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่ควรทำเบื้องต้น เพื่อลดปัญหาการสื่อสารที่ผิดพลาด และช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
สำคัญที่สุดคือ หากคนที่รับงานได้รับบรีฟมาไม่ชัดแต่แรก
ก็ควรพูดคุยกับคนที่สั่งงานอย่างตรงไปตรงมา เพราะสุดท้ายการไม่พูดคุยกันให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น มันอาจสร้างความเสียหาย ให้ทั้งคนสั่งและคนรับงาน ในตอนจบ..