รู้จัก ALPEN Method การจัดตารางเวลาทำงาน ให้เหมาะกับเราที่สุด
12 ส.ค. 2021
รู้จัก ALPEN Method การจัดตารางเวลาทำงาน ให้เหมาะกับเราที่สุด | THE BRIEFCASE
ตอนเด็ก ๆ ทุกคนคงเคยมี ตารางสอน ติดอยู่ในกระเป๋า เพื่อดูว่าวิชาที่ต้องเรียนต่อไปคืออะไร
จะใช้เวลาเรียนกี่นาที และจะได้พักทั้งหมดกี่นาที ซึ่งแต่ละวันเราก็จะได้เรียนวิชาไม่ซ้ำกัน
แต่เมื่อเราเติบโตขึ้น ตารางชีวิตของเราก็ไม่ได้มีกระดาษมาบอกอีกต่อไปว่าแต่ละวันต้องทำอะไร
ทำให้สำหรับบางคนที่เป็นคนจัดเวลาไม่เก่ง และไม่ได้มีงานเป็นกิจวัตรเหมือนเดิมทุกวัน
อาจจะมีปัญหากับการจัดการว่าในแต่ละวันควรจัดการกับงาน และกิจกรรมในชีวิตอย่างไร
วันนี้ THE BRIEFCASE จึงได้นำ ALPEN Method ซึ่งเป็นวิธีการจัดตารางการทำงานในแต่ละวัน คล้าย ๆ กับตารางสอนที่เราเคยใช้ในสมัยเด็ก แต่มาปรับใช้ให้เข้ากับชีวิตการทำงานในปัจจุบันมากขึ้น
ALPEN Method นั้นถูกคิดค้นขึ้นมาโดยศาสตราจารย์ Lothar J. Seiwert
ซึ่งเป็นนักเศรษฐศาสตร์และนักบริหารเวลาจากประเทศเยอรมนี โดยคำว่า ALPEN
ก็มาจากตัวอักษรนำหน้าของขั้นตอนแต่ละขั้นในการทำตามกระบวนการนี้ในภาษาเยอรมัน ได้แก่
A - Aufgaben หมายถึง การเขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน
L - Länge schätzen หมายถึง จัดเรียงใส่เวลา และแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลาเท่าไร
P - Pufferzeiten einplanen หมายถึง จัดเวลาสำรองให้กับงานแต่ละงาน
E - Entscheidungen treffen หมายถึง จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน
N - Nachkontrolle หมายถึง ติดตามดูว่าตารางในวันนี้ให้ผลลัพธ์เป็นอย่างไร
หรือถ้าจะให้สรุปง่าย ๆ กระบวนการของ ALPEN ก็คือ การเขียนดูว่าในแต่ละวัน
มีงานอะไร หรือกิจกรรมอะไรที่ต้องทำบ้าง หลังจากนั้นก็นำสิ่งที่ต้องทำมาคำนวณดู
ว่าแต่ละงาน กิจกรรมนั้น ต้องใช้ระยะเวลาในการทำงานนานเท่าไร โดยอ้างอิงจากประสบการณ์ของเราว่าเวลาไหนที่เหมาะสม โดยที่ไม่ต้องกดดันระยะเวลาของตัวเองจนเกินไป
เมื่อกำหนดเวลาได้แล้ว ให้ลองเผื่อเวลาให้แต่ละกิจกรรมหลังจากที่กำหนดเวลาไว้แล้วด้วย เผื่อในกรณีที่มีงานอื่นแทรกเข้ามา ก่อนที่จะเริ่มทำงานในลำดับต่อไป หรือในขณะเดียวกันหากเราทำงานเสร็จก่อนเวลาที่กำหนด เราก็สามารถใช้เวลาตรงนั้นเป็นเวลาพักก่อนที่จะเริ่มทำงานในขั้นตอนต่อไป
เมื่อกำหนดเวลาได้แล้วว่าแต่ละงานจะต้องใช้เวลาแค่ไหน ก็นำมาจัดลำดับความสำคัญของงาน
ว่าจะทำงานไหนก่อน-หลัง และดูให้ดีว่างานที่กำหนดไว้สามารถทำได้ในหนึ่งวันหรือไม่ ถ้าหากมอง ๆ ดูแล้วงานมันล้นจนเกินไป ก็สามารถนำงานที่ไม่ค่อยสำคัญย้ายไปในวันรุ่งขึ้นได้
และในขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่ทดลองทำทั้งตารางที่กำหนดดูในหนึ่งวันแล้ว ก็อย่าลืมลองติดตามผลงานดูว่าตารางที่จัดในวันนั้น มีประสิทธิภาพแค่ไหน หรือก็คือเราสามารถทำตามกำหนดที่เราทำได้ทันหรือไม่
ถ้าหากใช่ ก็สามารถจัดตารางงานในลักษณะเดิมต่อไปได้ แต่ถ้าตารางงานที่จัดยังดูไม่เข้าที่เข้าทาง ก็ให้ลองปรับตารางไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะได้ตารางที่ลงตัว
ที่สำคัญคือในกระบวนการการวางตารางนั้น ให้ลองใช้เวลาเพียงแค่ 5 นาทีเท่านั้น เพื่อไม่ให้การจัดตารางนี้กินเวลาในการทำอย่างอื่นมากเกินไป ในขณะเดียวกันก็เพื่อที่จะให้การจัดการนี้ไม่เครียดจนเกินไปด้วย
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้กระบวนการ ALPEN เองก็จะคล้าย ๆ กับเทคนิคที่ชื่อ Pomodoro ที่ให้เราทำงานเป็นเวลา 25 นาที และพัก 5 นาที แต่ว่าในกระบวนการ ALPEN จะให้เรากำหนดเวลาทุกอย่างอย่างชัดเจนแทน ตามเวลาที่เราเป็นคนกำหนดเอง..
References:
-https://www.konicaminolta.eu/eu-en/rethink-work/new-work/the-alpen-method-organise-working-time-better
-https://www.trackplus.com/blog/en/alpen-method/
-https://medium.com/the-post-grad-survival-guide/5-simple-steps-to-help-you-master-time-management-ede07073ab38
ตอนเด็ก ๆ ทุกคนคงเคยมี ตารางสอน ติดอยู่ในกระเป๋า เพื่อดูว่าวิชาที่ต้องเรียนต่อไปคืออะไร
จะใช้เวลาเรียนกี่นาที และจะได้พักทั้งหมดกี่นาที ซึ่งแต่ละวันเราก็จะได้เรียนวิชาไม่ซ้ำกัน
แต่เมื่อเราเติบโตขึ้น ตารางชีวิตของเราก็ไม่ได้มีกระดาษมาบอกอีกต่อไปว่าแต่ละวันต้องทำอะไร
ทำให้สำหรับบางคนที่เป็นคนจัดเวลาไม่เก่ง และไม่ได้มีงานเป็นกิจวัตรเหมือนเดิมทุกวัน
อาจจะมีปัญหากับการจัดการว่าในแต่ละวันควรจัดการกับงาน และกิจกรรมในชีวิตอย่างไร
วันนี้ THE BRIEFCASE จึงได้นำ ALPEN Method ซึ่งเป็นวิธีการจัดตารางการทำงานในแต่ละวัน คล้าย ๆ กับตารางสอนที่เราเคยใช้ในสมัยเด็ก แต่มาปรับใช้ให้เข้ากับชีวิตการทำงานในปัจจุบันมากขึ้น
ALPEN Method นั้นถูกคิดค้นขึ้นมาโดยศาสตราจารย์ Lothar J. Seiwert
ซึ่งเป็นนักเศรษฐศาสตร์และนักบริหารเวลาจากประเทศเยอรมนี โดยคำว่า ALPEN
ก็มาจากตัวอักษรนำหน้าของขั้นตอนแต่ละขั้นในการทำตามกระบวนการนี้ในภาษาเยอรมัน ได้แก่
A - Aufgaben หมายถึง การเขียนสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน
L - Länge schätzen หมายถึง จัดเรียงใส่เวลา และแต่ละกิจกรรมจะใช้เวลาเท่าไร
P - Pufferzeiten einplanen หมายถึง จัดเวลาสำรองให้กับงานแต่ละงาน
E - Entscheidungen treffen หมายถึง จัดลำดับความสำคัญของแต่ละงาน
N - Nachkontrolle หมายถึง ติดตามดูว่าตารางในวันนี้ให้ผลลัพธ์เป็นอย่างไร
หรือถ้าจะให้สรุปง่าย ๆ กระบวนการของ ALPEN ก็คือ การเขียนดูว่าในแต่ละวัน
มีงานอะไร หรือกิจกรรมอะไรที่ต้องทำบ้าง หลังจากนั้นก็นำสิ่งที่ต้องทำมาคำนวณดู
ว่าแต่ละงาน กิจกรรมนั้น ต้องใช้ระยะเวลาในการทำงานนานเท่าไร โดยอ้างอิงจากประสบการณ์ของเราว่าเวลาไหนที่เหมาะสม โดยที่ไม่ต้องกดดันระยะเวลาของตัวเองจนเกินไป
เมื่อกำหนดเวลาได้แล้ว ให้ลองเผื่อเวลาให้แต่ละกิจกรรมหลังจากที่กำหนดเวลาไว้แล้วด้วย เผื่อในกรณีที่มีงานอื่นแทรกเข้ามา ก่อนที่จะเริ่มทำงานในลำดับต่อไป หรือในขณะเดียวกันหากเราทำงานเสร็จก่อนเวลาที่กำหนด เราก็สามารถใช้เวลาตรงนั้นเป็นเวลาพักก่อนที่จะเริ่มทำงานในขั้นตอนต่อไป
เมื่อกำหนดเวลาได้แล้วว่าแต่ละงานจะต้องใช้เวลาแค่ไหน ก็นำมาจัดลำดับความสำคัญของงาน
ว่าจะทำงานไหนก่อน-หลัง และดูให้ดีว่างานที่กำหนดไว้สามารถทำได้ในหนึ่งวันหรือไม่ ถ้าหากมอง ๆ ดูแล้วงานมันล้นจนเกินไป ก็สามารถนำงานที่ไม่ค่อยสำคัญย้ายไปในวันรุ่งขึ้นได้
และในขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่ทดลองทำทั้งตารางที่กำหนดดูในหนึ่งวันแล้ว ก็อย่าลืมลองติดตามผลงานดูว่าตารางที่จัดในวันนั้น มีประสิทธิภาพแค่ไหน หรือก็คือเราสามารถทำตามกำหนดที่เราทำได้ทันหรือไม่
ถ้าหากใช่ ก็สามารถจัดตารางงานในลักษณะเดิมต่อไปได้ แต่ถ้าตารางงานที่จัดยังดูไม่เข้าที่เข้าทาง ก็ให้ลองปรับตารางไปเรื่อย ๆ จนกว่าจะได้ตารางที่ลงตัว
ที่สำคัญคือในกระบวนการการวางตารางนั้น ให้ลองใช้เวลาเพียงแค่ 5 นาทีเท่านั้น เพื่อไม่ให้การจัดตารางนี้กินเวลาในการทำอย่างอื่นมากเกินไป ในขณะเดียวกันก็เพื่อที่จะให้การจัดการนี้ไม่เครียดจนเกินไปด้วย
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้กระบวนการ ALPEN เองก็จะคล้าย ๆ กับเทคนิคที่ชื่อ Pomodoro ที่ให้เราทำงานเป็นเวลา 25 นาที และพัก 5 นาที แต่ว่าในกระบวนการ ALPEN จะให้เรากำหนดเวลาทุกอย่างอย่างชัดเจนแทน ตามเวลาที่เราเป็นคนกำหนดเอง..
References:
-https://www.konicaminolta.eu/eu-en/rethink-work/new-work/the-alpen-method-organise-working-time-better
-https://www.trackplus.com/blog/en/alpen-method/
-https://medium.com/the-post-grad-survival-guide/5-simple-steps-to-help-you-master-time-management-ede07073ab38