ฮิวแมนซอฟท์ x ลงทุนแมน

จากการลงเวลาผ่านการเซ็นชื่อและการตอกบัตร สู่การใช้แอปพลิเคชันลงเวลาทำงาน ก้าวสำคัญของการพัฒนาระบบบริหารจัดการเวลาพนักงาน ที่ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และตอบโจทย์ยุคดิจิทัล

ในการบริหารจัดการงานบุคคลขององค์กร การลงเวลาทำงาน (Time Attendance) เป็นขั้นตอนพื้นฐานที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะไม่เพียงแต่ช่วยบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงาน แต่ยังส่งผลต่อการคำนวณเงินเดือน โบนัส รวมถึงการประเมินผลการทำงาน อย่างไรก็ตาม หลายองค์กรยังคงใช้ระบบลงเวลารูปแบบเดิม ไม่ว่าจะเป็น การลงชื่อในกระดาษ หรือกรอกข้อมูลใน Excel ซึ่งนำมาซึ่งปัญหาหลายประการ ดังนี้

การลงเวลาด้วยตนเอง เช่น การเขียนชื่อในกระดาษ มักจะทำให้พนักงานลืมลงเวลา หรือกรอกข้อมูลย้อนหลัง ซึ่งทำให้ข้อมูลขาดความแม่นยำ และยากต่อการตรวจสอบย้อนหลัง

เมื่อพนักงานต้องกรอกข้อมูลเอง อาจเกิดความคลาดเคลื่อน เช่น เวลาที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง หรือการบันทึกไม่ครบถ้วน ซึ่งส่งผลกระทบต่อความถูกต้องของข้อมูลทั้งหมด

ระบบการลงเวลาแบบเดิม ต้องพึ่งพาการกรอกข้อมูลด้วยมือ การรวบรวมเอกสาร และการสรุปผลด้วยตนเอง ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องใช้เวลามากในการจัดการ

การเก็บข้อมูลบนกระดาษหรือไฟล์ Excel อาจเสี่ยงต่อการสูญหาย ชำรุด หรือถูกแก้ไขโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งไม่ปลอดภัยและขาดความน่าเชื่อถือในระยะยาว

ปัจจุบันจึงได้มีแอปลงเวลาทำงานเกิดขึ้นมา ทำให้หลายคนอาจตั้งข้อสงสัยว่าการใช้แอปลงเวลาทำงาน กับการไม่ใช้มีข้อแตกต่างกันอย่างไร?

ทำความรู้จักกับ "แอปลงเวลาทำงาน"
แอปลงเวลาทำงาน คือ เครื่องมือดิจิทัลที่ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการบันทึกเวลาเข้า -ออกงานของพนักงาน โดยมักทำงานร่วมกับระบบ HR เพื่อให้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าพนักงานจะอยู่ที่ใดก็สามารถลงเวลาทำงานได้ทันทีผ่านสมาร์ทโฟน ซึ่งกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันในยุคปัจจุบัน

การใช้งานไม่ได้จำกัดแค่เฉพาะภายในออฟฟิศ หากพนักงานทำงานนอกสถานที่ก็สามารถลงเวลาได้โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางมาที่บริษัท อีกทั้งยังสามารถกำหนดพิกัดที่เฉพาะเจาะจงสำหรับการลงเวลา เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการจัดการ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกอัตโนมัติในระบบ ซึ่งช่วยลดภาระในการตรวจสอบเวลา ขาด ลา มาสายของฝ่ายบุคคลได้อย่างมีประสิทธิผล เช่น โปรแกรม HumanSoft เป็นโปรแกรม HR ที่มาพร้อมกับแอปลงเวลาการทำงาน สามารถลงเวลาได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการลงเวลาการทำงานด้วยการสแกนใบหน้า, WI-FI, GPS หรือการสแกน QR Code เพื่อลงเวลา เป็นต้น ข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกผ่านระบบอัตโนมัติ สามารถนำมาใช้ในการตรวจสอบข้อมูลการขาด ลา มาสาย และนำข้อมูลทั้งหมดมาคำนวณเงินเดือนได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่คลิก

แน่นอนว่าการใช้แอปลงเวลาทำงาน และการลงเวลาทำงานแบบเดิม ล้วนมีข้อแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ไม่ว่าจะเป็นในแง่ของประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูล, ความสะดวก และความแม่นยำ มาดูกันว่าทั้งสองรูปแบบมีข้อจำกัดและข้อแตกต่างการใช้งานอย่างไรบ้าง?

การบันทึกเวลา
ใช้แอปลงเวลาทำงาน: พนักงานสามารถลงเวลาผ่านแอปพลิเคชันได้ทันที ข้อมูลถูกบันทึกผ่านระบบอัตโนมัติ การบันทึกเวลาด้วยแอปลงเวลาทำงานช่วยป้องกันข้อผิดพลาดและป้องกันการลงเวลาทำงานย้อนหลัง

ไม่ใช้แอปลงเวลาทำงาน: การลงเวลาด้วยการเซ็นชื่อหรือการตอกบัตร พนักงานอาจแก้ไขเวลาการมาทำงานหรือลงเวลาทำงานแทนกันได้

ภาระงานเอกสาร
ใช้แอปลงเวลาทำงาน: ลดต้นทุนด้านการใช้เอกสาร เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในระบบ Cloud ทำให้ช่วยลดภาระงานเอกสารให้กับ HR และทำให้ HR สามารถตรวจสอบข้อมูลเวลาการทำงานของพนักงานได้แบบ Real Time

ไม่ใช้แอปลงเวลาทำงาน: การใช้กระดาษในการลงเวลาทำงาน ข้อมูลอาจเสี่ยงต่อความเสียหายและสูญหายได้

การตรวจสอบข้อมูล
ใช้แอปลงเวลาทำงาน: ผู้บริหาร หรือHR สามารถดูข้อมูลการลงเวลาทำงานของพนักงานได้แบบ Real Time โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาข้อมูลให้ยุ่งยาก

ไม่ใช้แอปลงเวลาทำงาน: HR ต้องใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลจากแฟ้มเอกสาร

สรุปบทความ

การใช้แอปลงเวลาการทำงานช่วยให้การลงเวลาหรือการบันทึกเวลาการทำงานได้แม่นยำ โปร่งใส และสามารถตรวจสอบได้แบบเรียลไทม์ ทำให้เหมาะกับรูปแบบการทำงานยุคใหม่ เช่น การทำงานแบบ Hybrid หรือ Remote แต่ในขณะที่การไม่ใช้แอปลงเวลาการทำงานแม้อาจมีต้นทุนต่ำและมีการใช้งานที่คุ้นเคย แต่อาจจะมีข้อจำกัดด้านความแม่นยำ การจัดเก็บข้อมูล และความยืดหยุ่นในการบริหารจัดการ

ท้ายที่สุด การเลือกใช้หรือไม่ใช้แอปลงเวลาทำงาน ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของแต่ละองค์กร ทั้งด้านงบประมาณ ขนาดทีม และเป้าหมายในการบริหารจัดการบุคลากร การประเมินข้อดีข้อจำกัดของแต่ละแนวทางอย่างรอบด้าน จะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกเครื่องมือที่ตอบโจทย์การทำงานได้อย่างเหมาะสมในบริบทของตนเอง