ฮิวแมนซอฟท์ x ลงทุนแมน

ในการทำงานขององค์กรไม่ว่าจะเป็นโปรเจกต์หรือธุรกิจใด ๆ ก็ตาม ต่างมีเป้าหมายหลักเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามที่ตั้งไว้ แต่จะรู้ได้อย่างไรว่าสิ่งที่ทำอยู่นั้นได้ผลลัพธ์ที่สำเร็จจริง หากไม่มีมาตรฐานหรือตัวชี้วัดที่ชัดเจนในการประเมินความสำเร็จ ด้วยเหตุนี้แต่ละองค์กรจึงได้พัฒนากระบวนการและวิธีการวัดผลงานขึ้นมา ซึ่งหนึ่งในเครื่องมือที่ได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางคือ “ดัชนีชี้วัดความสำเร็จ” หรือที่เรียกกันว่า KPI (Key Performance Indicator) เป็นเครื่องมือหลักในการวัดผล ซึ่ง KPI ไม่ใช่แค่ตัวเลขที่กำหนดขึ้นมาลอย ๆ แต่เป็นเหมือนเข็มทิศที่ช่วยนำทางให้พนักงานทุกคนในองค์กรเข้าใจว่ากำลังทำอะไรอยู่ และมุ่งหน้าไปในทิศทางเดียวกัน

อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่เจ้าของธุรกิจหลายคนต้องเผชิญคือ แม้จะตั้ง KPI ขึ้นมาแล้ว แต่ทีมงานก็ยังคงทำงานไปคนละทิศละทาง ไม่ตอบโจทย์เป้าหมายใหญ่ของบริษัท หรือบางครั้งตัวชี้วัดที่ตั้งไว้ก็ไม่สามารถสะท้อนผลลัพธ์ที่แท้จริงได้ ทำให้การประเมินผลไม่มีประสิทธิภาพ และสุดท้ายก็ไม่ได้ช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างที่คาดหวังไว้

บทความนี้จะพาคุณไปเจาะลึกถึงหลักการตั้ง KPI ที่ "ตรงจุด" เพื่อให้คุณสามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจของตัวเองได้อย่างเหมาะสม พนักงานทุกคนในองค์กรจะเข้าใจบทบาทของตัวเองชัดเจน มีเป้าหมายร่วมกัน และร่วมแรงร่วมใจกันขับเคลื่อนองค์กรให้เติบโตอย่างยั่งยืน

5 วิธีตั้ง KPI ให้ตรงจุด ทีมทำตาม และสร้างผลลัพธ์จริง

การตั้ง KPI ที่ดี ไม่ใช่แค่ “ตั้งให้มี” แต่ต้อง “ตั้งให้ใช้ได้จริง” โดยเฉพาะในมุมมองของ HR หรือหัวหน้างาน ที่ต้องรับบทเป็นผู้แปลงเป้าหมายระดับองค์กรให้กลายเป็นเป้าหมายรายบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ KPI ที่ดีต้องชัดเจน เข้าใจง่าย และสอดคล้องกับบทบาทหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน เพื่อให้ทุกคนรู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ และทำไปเพื่ออะไร ที่สำคัญคือต้องสามารถวัดผลได้จริง และนำไปใช้ประเมินผล รวมถึงพัฒนาการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม ต่อไปนี้คือ 5 วิธีตั้ง KPI ให้ “ตรงจุด” และ “ใช้ได้จริง” ที่จะช่วยให้ทีมของคุณเดินไปในทิศทางเดียวกับองค์กรอย่างมั่นใจ

1. ทำความรู้จักกับ KPI ให้ลึกซึ้ง
KPI หรือ Key Performance Indicator ไม่ใช่แค่ตัวเลขในรายงานประจำเดือน แต่คือดัชนีที่ใช้วัดความสำเร็จของการดำเนินงานตามเป้าหมายหลักขององค์กร KPI ที่ดีต้องวัดผลได้จริง ชัดเจน และสื่อสารให้ทุกคนในทีมเข้าใจตรงกันว่า “งานที่ทำไปนั้นนำพาองค์กรไปในทิศทางที่ต้องการหรือไม่” ยิ่งเข้าใจความหมายของ KPI ลึกเท่าไร ก็ยิ่งสามารถใช้งานเครื่องมือนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2. กำหนดตัวชี้วัดหลัก KPI ให้ปัง
การตั้ง KPI ไม่ใช่แค่การคิดตัวเลขขึ้นมาลอย ๆ แต่ต้องมีหลักคิดที่รอบด้านและเชื่อมโยงกับภาพใหญ่ขององค์กร ลองเริ่มจากการแตกเป้าหมายหลักของบริษัทออกมาเป็น 4 มิติ ได้แก่ การเงิน ลูกค้า กระบวนการภายใน และการพัฒนาคน ตามแนวทางของ Balanced Scorecard จากนั้นใช้หลัก SMART คือ Specific (มีความเฉพาะเจาะจง), Measurable (วัดผลลัพธ์ได้), Achievable (ทำได้จริง), Realistic (สอดคล้องสถานการณ์ความเป็นจริง) และ Timely (กำหนดช่วงเวลาที่ชัดเจน) เข้ามาช่วย เพื่อให้แต่ละ KPI มีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ และทำสำเร็จได้ในเวลาที่กำหนด

3. ปรับใช้ในองค์กรอย่างรอบคอบ
แม้จะตั้ง KPI ได้ดีเพียงใด แต่หากไม่มีการสื่อสารอย่างทั่วถึง ก็ยากที่ทีมจะเข้าใจและทำตามได้จริง การนำ KPI ไปใช้จึงต้องเริ่มจากการสร้างความเข้าใจในทุกระดับ ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานปฏิบัติ พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบ KPI แต่ละตัวอย่างชัดเจน มีการเก็บข้อมูล ติดตาม และสรุปผลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน และมีข้อมูลย้อนกลับเพื่อนำไปปรับปรุงต่อยอดได้

4. ทบทวนเรื่องข้อจำกัดให้แม่น
สิ่งที่มักเป็นหลุมพรางของหลายองค์กรคือ การตั้ง KPI โดยไม่คำนึงถึง “ข้อจำกัด” ที่อาจทำให้วัดผลไม่ได้จริง เช่น บาง KPI ไม่มีข้อมูลย้อนหลังให้เปรียบเทียบ ไม่มีระบบบันทึก หรือเป็นตัวชี้วัดที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของพนักงาน เช่น ปริมาณลูกค้ารายใหม่ที่ขึ้นกับงบโฆษณา ไม่ใช่ทีมเซลส์โดยตรง การตั้ง KPI จึงต้องมีการ ทบทวนความเป็นไปได้ ความชัดเจน และความยุติธรรมต่อผู้ที่ถูกวัด เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อนในการประเมิน และลดความรู้สึกต่อต้านในทีม

5. มองหาผู้ช่วยมืออาชีพ
ระบบ HRM ที่ทันสมัย เช่น โปรแกรม HumanSoft สามารถช่วยให้การตั้งและติดตาม KPI เป็นเรื่องง่ายขึ้น ด้วยฟีเจอร์จัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ วิเคราะห์ผลลัพธ์ แสดงผลเป็นสัญญาณไฟจราจร (เขียว-เหลือง-แดง) ที่เข้าใจง่าย และทำให้ผู้บริหารมองเห็นสถานการณ์ได้แบบเรียลไทม์ การใช้ระบบแบบนี้ไม่เพียงลดภาระของทีม HR แต่ยังช่วยเพิ่มความแม่นยำในการบริหารธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ >> แจกฟรี! E-Book 5 วิธีตั้ง KPI ให้ลูกน้องทำตาม

การตั้ง KPI ให้ประสบความสำเร็จ ไม่ใช่แค่การกำหนดตัวเลข แต่คือการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่มุ่งเน้นผลลัพธ์และเติบโตไปพร้อมกัน การนำแนวทาง 5 ข้อนี้ไปปรับใช้ จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถสร้างเป้าหมายที่ชัดเจน สื่อสารได้อย่างตรงจุด และนำพาพนักงานทุกคนให้เดินไปในทิศทางเดียวกันอย่างมั่นคง เมื่อทีมเข้าใจบทบาทและคุณค่าของสิ่งที่ทำ ธุรกิจของคุณก็จะก้าวไปข้างหน้าได้อย่างก้าวกระโดดและยั่งยืนในที่สุด