ฮิวแมนซอฟท์ x ลงทุนแมน

การบริหารทรัพยากรบุคคลขององค์กร สิ่งที่เป็นอุปสรรคสำคัญคือความยุ่งยากและซับซ้อนของงานด้าน HR ข้อมูลพนักงานจำนวนมากกระจัดกระจายอยู่ในหลายระบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร แฟ้ม หรือไฟล์ Excel ทำให้ค้นหายากและเสี่ยงต่อการสูญหาย อีกทั้งการคำนวณเงินเดือนก็เต็มไปด้วยรายละเอียดมากมาย ทั้งโอที เบี้ยขยัน ภาษี และประกันสังคม เมื่อทำด้วยมือ ย่อมมีโอกาสผิดพลาดสูง

นี่จึงเป็นเหตุผลที่หลายองค์กรเริ่มหันมาใช้ “โปรแกรม HR” เพื่อช่วยทำให้งานบุคคลเป็นระบบ ถูกต้อง รวดเร็ว และพร้อมรองรับการเติบโตในอนาคต แต่คำถามสำคัญคือ องค์กรจะเลือกโปรแกรม HR อย่างไรให้ตอบโจทย์และคุ้มค่าที่สุด? ไปหาคำตอบได้จากบทความนี้

โปรแกรม HR ครอบคลุมงานหลักที่เกี่ยวข้องกับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บข้อมูล การอนุมัติวันลา การสรรหาบุคลากรใหม่ การคำนวณเงินเดือน ไปจนถึงการประเมินผลการทำงาน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานยื่นใบลาผ่านระบบ หัวหน้างานและฝ่ายบุคคลสามารถตรวจสอบและอนุมัติได้ทันทีผ่านออนไลน์ หรือในเรื่องการจ่ายเงินเดือน โปรแกรมจะช่วยคำนวณให้โดยอัตโนมัติ รวมถึงจัดการเรื่องภาษีและประกันสังคมอย่างครบถ้วน ช่วยให้องค์กรทำงานได้อย่างเป็นระบบและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น

ปัจจุบันเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในทุกด้านของการทำงาน “โปรแกรม HR” ได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรเลือกใช้เพื่อยกระดับการบริหารทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โปรแกรม HR คือซอฟต์แวร์ที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยให้งานด้านบุคคลเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีความถูกต้องแม่นยำ

การเลือกโปรแกรม HR ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะหากเลือกผิด อาจทำให้สิ้นเปลืองทั้งงบประมาณ เวลา และโอกาส มาดูกันว่าวิธีเเลือกโปรแกรม HR ให้เหมาะสมกับการเติบโตขององค์กร จะมีแนวทางอย่างไรบ้าง ไปดูกันเลย

ขั้นตอนแรกต้องรวบรวมข้อมูลว่าปัจจุบันทีม HR มีปัญหาอะไรบ้าง เช่น การประมวลผลเงินเดือนที่ซับซ้อน การจัดการข้อมูลพนักงานที่ไม่เป็นระบบ หรือการติดตามผลการปฏิบัติงานที่ยุ่งยาก จากนั้นให้คาดการณ์ว่าในอีก 3-5 ปีข้างหน้า องค์กรจะเติบโตไปในทิศทางใด เช่น จะเพิ่มจำนวนพนักงานเป็นเท่าไร จะมีสาขาเพิ่มขึ้นหรือไม่ หรือจะมีการนำระบบการทำงานแบบ Agile มาใช้หรือไม่ การทำความเข้าใจทั้งความต้องการปัจจุบันและอนาคต จะช่วยให้องค์กรสามารถเลือกโปรแกรม HR ที่มีคุณสมบัติรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้

การลงทุนในโปรแกรม HR ควรเป็นไปอย่างคุ้มค่า กำหนดงบประมาณที่คุณพร้อมจะจ่าย ทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้น ค่าธรรมเนียมรายเดือน/รายปี และค่าใช้จ่ายในการอบรมพนักงานหรือการปรับแต่งระบบ งบประมาณที่ชัดเจนจะช่วยจำกัดตัวเลือกและทำให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้น

โปรแกรม HR แต่ละตัวมีฟังก์ชันและคุณสมบัติเด่น ๆ ที่แตกต่างกันองค์กรควรพิจารณาคุณสมบัติเหล่านั้นอย่างละเอียด เพื่อนำมาใช้ให้ตอบโจทย์กับการใช้งานขององค์กรในระยะยาว โดยฟังก์ชันและคุณสมบัติเด่น ๆ ของโปรแกรม HR มีดังต่อไปนี้ เช่น

• การคำนวณเงินเดือน
• คำนวณภาษี ประกันสังคม และอื่น ๆ
• การสรรหาและคัดเลือก
• จัดการข้อมูลพนักงาน
• การจัดการเวลาและการลงเวลางาน
• การจัดการกะการทำงาน

เลือกฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ความต้องการหลักของคุณ และพิจารณาว่าโปรแกรมนั้น ๆ มีฟีเจอร์ที่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานเฉพาะขององค์กรคุณได้หรือไม่

เมื่อพิจารณาเลือกโปรแกรม HR ที่เหมาะสมกับองค์กรแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การวิเคราะห์และเปรียบเทียบราคาอย่างละเอียด โปรแกรม HR แต่ละตัวมีแพ็กเกจและฟังก์ชันที่แตกต่างกันไป ซึ่งส่งผลต่อราคา ดังนั้น การพิจารณาอย่างรอบคอบจะช่วยให้องค์กรลงทุนได้อย่างคุ้มค่าและไม่เกินงบประมาณที่ตั้งไว้ เมื่อได้โปรแกรมที่ใช่แล้ว การเตรียมความพร้อมขององค์กรจึงเป็นสิ่งสำคัญลำดับถัดไป เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบใหม่จะเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรมทีมงาน การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ หรือการสร้างความคุ้นชินให้กับพนักงานทุกคน เพื่อให้ทุกคนสามารถใช้ประโยชน์จากเครื่องมือใหม่นี้ได้อย่างเต็มที่

การเลือกโปรแกรม HR ไม่ได้สิ้นสุดลงแค่ตอนที่ซื้อ แต่ยังรวมถึงการได้รับบริการหลังการขายที่มีคุณภาพด้วย องค์กรควรพิจารณาว่าผู้ให้บริการมีทีมผู้เชี่ยวชาญคอยให้คำปรึกษาและช่วยเหลือหรือไม่ และมีช่องทางที่เข้าถึงได้ง่ายเพียงใด เมื่อเกิดปัญหาหรือข้อสงสัย ทีมงานจะสามารถให้ความช่วยเหลือองค์กรของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยลดความติดขัดในการทำงานและทำให้การใช้งานโปรแกรมเป็นไปอย่างต่อเนื่อง

การเลือกโปรแกรม HR ให้เหมาะสมกับการเติบโตขององค์กรไม่ใช่แค่เรื่องของฟังก์ชัน แต่ต้องเริ่มจากการประเมินความต้องการในปัจจุบันและอนาคต กำหนดงบประมาณที่ชัดเจน ศึกษาฟังก์ชันและคุณสมบัติที่ตอบโจทย์การทำงาน เปรียบเทียบราคาและเตรียมความพร้อมของทีมให้สามารถใช้งานได้จริง รวมถึงตรวจสอบบริการหลังการขายที่เชื่อถือได้ HumanSoft เป็นอีกหนึ่งโปรแกรม HR ที่ตอบโจทย์ต่อการเติบโตของธุรกิจอย่างครบวงจร ช่วยให้งาน HR และการทำเงินเดือนของคุณง่ายขึ้น เร็วขึ้น และแม่นยำขึ้น