ฮิวแมนซอฟท์ x ลงทุนแมน

“การลาออกของพนักงาน” ในมุมของการบริหารงานบุคคลแทบเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเจอกับสถานการณ์นี้ เพราะการลาออกเป็นสิทธิขั้นพื้นฐานที่พนักงานทุกคนสามารถตัดสินใจได้ ดังนั้น สิ่งที่องค์กรจำเป็นต้องให้ความสำคัญ คือ การเตรียมตัวและวางแผนรับมือให้ดี เพื่อให้ระบบการทำงานขององค์กรดำเนินการไปอย่างต่อเนื่องไม่สะดุด

สิ่งสำคัญที่องค์กรต้องตระหนัก คือ “เหตุผลที่ทำให้พนักงานเก่งลาออก”
อะไรคือสิ่งที่ทำให้พนักงานเก่งเลือกที่จะลาออกจากงาน? แม้ว่าคนนั้นอาจมีตำแหน่งและฐานเงินเดือนที่ดีและมั่นคงอยู่แล้วก็ตาม คำถามเหล่านี้สะท้อนให้เห็นว่า บางครั้ง “เงินเดือน” และ “ตำแหน่ง” ที่ดี อาจไม่ใช่ปัจจัยเดียวที่จะรักษาคนเก่งในองค์กรไว้ได้ โดยสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้พนักงานเก่งตัดสินที่จะลาออก มีดังนี้

1. บรรยากาศการทำงาน และวัฒนธรรมองค์กรที่ไม่ตอบโจทย์ชีวิต
หากพนักงานรู้สึกว่าบรรยากาศในที่ทำงานตึงเครียด ไม่มีความยืดหยุ่น หรือไม่เปิดกว้างให้แสดงความคิดเห็น อาจทำให้เกิดความอึดอัดและหมดไฟได้ง่าย

2. ปัญหาความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงาน
ความขัดแย้งภายในทีม หรือการสื่อสารที่ไม่ดีระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง เป็นหนึ่งในเหตุผลหลักที่ทำให้พนักงานรู้สึกเสียสุขสาพจิตและทำให้หมดใจได้ง่าย

3. มองไม่เห็นโอกาสเติบโตในสายงาน
เมื่อพนักงานรู้สึกว่าตนเองทำงานมานานแต่ไม่มีความก้าวหน้า ไม่ได้รับการพัฒนา หรือไม่มีเส้นทางเติบโตที่ชัดเจน เขามักจะเริ่มมองหาที่ใหม่ที่ให้อนาคตที่ดีกว่า

4. ไม่มี Work-life balance ขาดสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน
พนักงานยุคใหม่ให้ความสำคัญกับการมีเวลาให้ครอบครัว สุขภาพ และชีวิตส่วนตัวมากขึ้น หากต้องทำงานหนักเกินไปจนไม่มีเวลาพัก หรือระบบงานไม่ยืดหยุ่น ก็อาจทำให้พนักงานเลือกลาออกเพื่อหาชีวิตที่สมดุลกว่า

5. ไม่มีสวัสดิการให้พนักงานอย่างเหมาะสม
หากองค์กรมีสวัสดิการที่ไม่สอดคล้องกับความต้องการจริงของพนักงาน เช่น ไม่มีระบบดูแลสุขภาพ วันลาพักร้อนที่ไม่เพียงพอ หรือขาดสิ่งอำนวยความสะดวกพื้นฐาน ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนไม่ได้รับการดูแลอย่างที่ควร

6. ระบบการทำงานที่ไม่ชัดเจน
องค์กรที่ขาดโครงสร้างระบบหรือขั้นตอนการทำงานที่แน่นอน ทำให้พนักงานสับสน หน้าที่ซ้ำซ้อน ประสิทธิภาพลดลง และขาดความมั่นใจในการทำงาน หรืออาจได้รับมอบหมายให้ทำงานเกินขอบเขตของงานหลัก จึงทำให้พนักงานเกิดภาวะหมดไฟและเริ่มมองหาโอกาสใหม่ ๆ ที่ดีกว่าได้

การที่พนักงานเก่งเลือกลาออกอาจไม่ใช่เพราะแค่เรื่องเงินเดือน แต่เพราะปัจจัยภายในอื่น ๆ องค์กรจึงควรมองให้ลึกถึงต้นเหตุเหล่านี้ และเตรียมแนวทางรับมืออย่างรอบด้าน เพื่อป้องกันการสูญเสียคนเก่งและรักษาศักยภาพของทีมไว้ในระยะยาว

องค์กรต้องเตรียมรับมืออย่างไรบ้าง เมื่อพนักงานลาออก?
เมื่อพนักงานลาออก สิ่งที่ฝ่ายบริหารงานบุคคลหรือ HR ขององค์กรต้องทำเป็นอันดับแรกคือจัดการขั้นตอนต่าง ๆ อย่างเป็นระบบ ตั้งแต่รวบรวมเอกสาร ประสานงานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ไปจนถึงคำนวณสิทธิประโยชน์และออกหนังสือรับรอง เพื่อให้กระบวนการลาออกเป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง

แนวทางการปฏิบัติเมื่อพนักงานลาออกสำหรับ HR
1. แจ้งให้พนักงานยื่นเอกสารขอลาออกอย่างเป็นทางการ
ให้พนักงานยื่นเอกสารขอลาออก ที่ลงลายเซ็นและระบุวันสุดท้ายในการทำงานอย่างชัดเจน เพื่อใช้เป็นหลักฐานทางเอกสารและประกอบการดำเนินการภายใน เช่น การคำนวณสิทธิประโยชน์ การส่งต่อข้อมูลให้ฝ่ายบัญชี และการอ้างอิงในเอกสารทางกฎหมายในอนาคต

2. ถ่ายทอดความรู้และหน้าที่รับผิดชอบให้พนักงานคนอื่นที่จะมารับช่วงต่อ
ถ่ายทอดความรู้และมอบหมายหน้าที่ให้ผู้ที่มารับช่วงต่อให้ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น การมอบหมายงานที่ค้างอยู่ให้ผู้รับผิดชอบใหม่ การสรุปขั้นตอนการทำงาน คู่มือ หรือไฟล์สำคัญ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดช่องว่างในการทำงานหลังพนักงานลาออก

3. เตรียมสรรหาพนักงานมาทำงานในตำแหน่งที่มีคนลาออก
เมื่อทราบกำหนดวันลาออกแน่ชัด HR ควรเริ่มกระบวนการสรรหาพนักงานใหม่ทันที ทั้งการประกาศรับสมัคร คัดเลือก และสัมภาษณ์ เพื่อไม่ให้ตำแหน่งว่างส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของทีม

4. แจ้งข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่พนักงานที่ลาออก
HR ควรให้ข้อมูลอย่างชัดเจนเกี่ยวกับขั้นตอนหลังลาออก เช่น วันที่จะได้รับเงินเดือนงวดสุดท้าย การรับสิทธิประโยชน์ประกันสังคมหรือกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงสิทธิในการขอเอกสารต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานเข้าใจและไม่เกิดความสับสน

5. รับคืนทรัพย์สินของบริษัท
ตรวจสอบและรับคืนทรัพย์สินทั้งหมดที่พนักงานถือครอง เช่น บัตรพนักงาน คอมพิวเตอร์ โน้ตบุ๊ก โทรศัพท์มือถือ ชุดยูนิฟอร์ม หรือเอกสารสำคัญ เพื่อป้องกันความเสียหายและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลองค์กร

6. จ่ายเงินเดือนครั้งสุดท้าย
ดำเนินการคำนวณและจ่ายค่าจ้าง ค่าคอมมิชชั่น โบนัส หรือค่าชดเชยตามสิทธิของพนักงานอย่างถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน พร้อมทั้งหักภาษี ณ ที่จ่ายให้เรียบร้อย

7. ออกหนังสือรับรองการทำงาน
จัดทำหนังสือรับรองการทำงาน (Certificate of Employment) โดยระบุระยะเวลาการทำงานและตำแหน่งหน้าที่อย่างถูกต้อง เพื่อให้พนักงานสามารถนำไปใช้ประกอบการสมัครงานใหม่ได้ตามสิทธิ

8. แจ้งเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง เจ้าหน้าที่ และผู้ที่เกี่ยวข้องกับทำงานทั้งหมด
แจ้งให้ฝ่ายหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องทราบถึงการลาออก เพื่อให้มีการปรับแผนงาน แบ่งหน้าที่ใหม่ หรือเตรียมการทำงานต่อเนื่อง รวมถึงสื่อสารให้ทีมเข้าใจเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดหรือข้อมูลที่ไม่ตรงกัน

9. ดำเนินการ Exit Interview
จัดการสัมภาษณ์พนักงานที่ลาออก (Exit Interview) เพื่อรับฟังความคิดเห็น ปัญหา หรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการทำงานในองค์กร ข้อมูลนี้มีคุณค่าอย่างมากในการนำไปปรับปรุงนโยบาย วัฒนธรรม และการบริหารบุคลากรในอนาคต

อย่างไรก็ตาม การลาออกเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกองค์กร ซึ่งจำนวนมากหรือน้อยนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยและปัจเจกบุคคล ดังนั้น HR จึงต้องเตรียมพร้อมรับมืออย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อไม่ให้งานสะดุด ทั้งนี้ หากต้องการให้พนักงานเก่งอยู่กับองค์กรนาน ๆ องค์กรต้องทำความเข้าใจสาเหตุที่ทำให้พวกเขาอยากลาออก แล้วนำข้อมูลนั้นมาปรับปรุงระบบและนโยบายให้ยืดหยุ่น เพื่อตอบโจทย์ความต้องการ และสร้างแรงจูงใจให้ทำงานต่อ

อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีรับมือเมื่อพนักงานเก่งลาออกได้ที่ >>> เปิด 5 เหตุผลของพนักงานเก่งที่เลือกลาออก พร้อมวิธีรับมือ