ข่าวประชาสัมพันธ์..

เจ้าของธุรกิจหลายคนเริ่มต้นจากการขายเก่ง แต่กลับมาตกม้าตายเรื่อง "เอกสารขาย" เพราะไม่แน่ใจว่าต้องออกใบไหนก่อน-หลัง หรือเอกสารแต่ละใบมีผลทางกฎหมายและบัญชีอย่างไร บทความนี้จะช่วยไขข้อสงสัยระหว่าง ใบวางบิล และ ใบแจ้งหนี้ แบบเข้าใจง่าย เพื่อให้คุณบริหารกระแสเงินสดได้อย่างมือโปร

ใบวางบิล คือ เอกสารที่ใช้แจ้งลูกค้าว่า ถึงเวลาที่ต้องชำระเงินตามยอดที่ตกลงกันไว้แล้ว โดยทั่วไป ใบวางบิลมักใช้ในกรณีที่มีการขายไปแล้วก่อนหน้านี้ ลูกค้าไม่ได้จ่ายเงินทันที และผู้ขายต้องการเอกสารสำหรับติดตามการชำระเงิน

ใบวางบิลจึงมีหน้าที่หลัก คือ ช่วยให้ลูกค้ารู้ว่า ต้องจ่ายเงินจำนวนเท่าไร และควรจ่ายเมื่อใด

สิ่งสำคัญที่เจ้าของธุรกิจควรรู้คือ ใบวางบิลไม่ใช่เอกสารที่ใช้ยืนยันรายได้ และไม่ใช่เอกสารทางภาษี พูดง่ายๆ ใบวางบิลคือเอกสารสำหรับ “การทวงหรือเรียกเก็บเงิน” ไม่ใช่เอกสารที่บอกว่ามีรายได้เกิดขึ้นแล้ว

ใบแจ้งหนี้ คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้ลูกค้า เพื่อยืนยันว่ามีการขายสินค้า หรือให้บริการเกิดขึ้นแล้ว ในใบแจ้งหนี้จะระบุรายละเอียดสำคัญ เช่น ขายอะไร จำนวนเท่าไร ราคาเท่าไร รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น ต้องจ่ายภายในกี่วัน

ใบแจ้งหนี้ถือเป็นเอกสารหลักทางธุรกิจ เพราะเป็นจุดเริ่มต้นของรายได้ในระบบบัญชี แม้ว่าลูกค้าจะยังไม่จ่ายเงิน แต่เมื่อมีการออกใบแจ้งหนี้แล้ว ธุรกิจถือว่ามีรายได้เกิดขึ้นตามหลักบัญ

วัตถุประสงค์ของการออกใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล
• ใบแจ้งหนี้ออกเพื่อยืนยันการขายเป็นหลักฐานว่าธุรกิจได้ขายสินค้า หรือให้บริการแล้วจริง
• ใบวางบิลออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าถึงรอบเวลาที่ต้องชำระเงินตามยอดที่เคยแจ้งไว้

กล่าวอีกนัยหนึ่งใบแจ้งหนี้คือจุดเริ่มต้นของการขาย ใบวางบิลคือเครื่องมือช่วยให้เก็บเงินได้ตามกำหนด

การบันทึกบัญชีของใบแจ้งหนี้ และใบวางบิล
• เมื่อออกใบแจ้งหนี้ ระบบบัญชีจะบันทึกรายได้ และยอดลูกหนี้ทันที แม้เงินจะยังไม่เข้าบัญชีก็ตาม
• แต่การออกใบวางบิล ไม่มีผลต่อการบันทึกรายได้หรือบัญชีโดยตรง เป็นเพียงเอกสารประกอบการติดตามการชำระเงินเท่านั้น

นี่คือเหตุผลที่ใบแจ้งหนี้สำคัญต่อบัญชีมากกว่าใบวางบิล

สำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การรับรู้ภาษีขายจะเกิดขึ้นเมื่อมีการออกใบกำกับภาษี ซึ่งอาจออกพร้อมกับใบแจ้งหนี้ หรือออกแยกต่างหากก็ได้

ใบวางบิลไม่ใช่เอกสารทางภาษี และไม่ทำให้เกิดภาษีขายแต่อย่างใด

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเข้าใจผิดว่า ต้องจดทะเบียนเป็นบริษัทเท่านั้นถึงจะออกใบแจ้งหนี้ได้

ในความเป็นจริงบุคคลธรรมดาที่ประกอบธุรกิจ สามารถออกใบแจ้งหนี้ได้เช่นกัน เพียงแต่รูปแบบเอกสารและสถานะทางภาษีจะแตกต่างจากบริษัท

• ข้อนี้เป็นความเข้าใจที่ถูกต้อง หากยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม จะไม่สามารถออกใบกำกับภาษีได้
• แต่ยังสามารถออกใบแจ้งหนี้ หรือใบวางบิลได้ตามปกติ เพียงแค่ไม่มีการแสดงภาษีมูลค่าเพิ่มในเอกสาร

หลายคนคิดว่าใบแจ้งหนี้กับใบกำกับภาษีต้องเป็นเอกสารเดียวกันเสมอในความเป็นจริง สามารถแยกออกจากกันได้ ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานของแต่ละธุรกิจ และข้อตกลงกับลูกค้า

ใบกำกับภาษีสามารถรวมกับใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงิน หรือรวมทั้งสามอย่างในเอกสารเดียวกันก็ได้ สิ่งสำคัญคือ ข้อมูลต้องครบถ้วน และถูกต้องตามกฎหมายภาษี

• ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี
• ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
• ใบกำกับภาษี

ปัญหาเงินขาดมือมักเกิดจากการวางบิลล่าช้าหรือเอกสารผิดพลาด การใช้ระบบ PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ จะช่วยแก้ปัญหานี้ได้:

• ลดข้อผิดพลาด: ระบบคำนวณยอดเงินและ VAT ให้อัตโนมัติ เอกสารดูเป็นมืออาชีพ
• ส่งไวผ่านออนไลน์: ส่งไฟล์เอกสารทางอีเมลหรือแชร์ลิงก์ให้ลูกค้าได้ทันที ไม่ต้องรอไปรษณีย์
• ติดตามสถานะ Real-time: รู้ทันทีว่าใบแจ้งหนี้ใบไหนเกินกำหนดชำระ (Overdue) ช่วยให้ทวงถามได้ทันเวลา
• เชื่อมโยงระบบรับชำระ: ลูกค้าโอนเงินมา ระบบบันทึกบัญชีและออกใบเสร็จให้ทันที

การแยกความแตกต่างระหว่าง ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล

การแยกความแตกต่างระหว่าง ใบแจ้งหนี้ และ ใบวางบิล ได้ถูกต้อง จะช่วยให้ระบบบัญชีของคุณไม่สับสน และเมื่อใช้เครื่องมืออย่าง PEAK เข้ามาช่วย กระบวนการ "ขาย-วางบิล-เก็บเงิน" จะลื่นไหล ลดหนี้เสีย และเพิ่มกระแสเงินสดให้ธุรกิจของคุณอย่างชัดเจน

---------------

• ทดลองใช้งาน คลิก
• PEAK Call Center : 1485
• LINE : @peakaccount

ผู้ใช้งานกว่า 30,000 กิจการทั่วประเทศไว้วางใจ ดูตารางเปรียบเทียบเพิ่มเติม!