ข่าวประชาสัมพันธ์..

ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ? รวมเทคนิคก่อน ระหว่าง และหลังประชุม พร้อม Agenda Template และวิธีติดตาม Action Items ให้ได้ผลจริง ไม่เสียเวลาทั้งทีม

การประชุมที่ดีไม่ได้เกิดขึ้นเอง มันเกิดจากการเตรียมที่ถูกต้อง การดำเนินการที่มีระบบ และการติดตามผลที่จริงจัง

บทความนี้แบ่งออกเป็น 3 ช่วงเวลา ได้แก่ ก่อนประชุม ระหว่างประชุม และหลังประชุม ครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณต้องรู้เพื่อให้การประชุมแต่ละครั้งคุ้มค่าเวลาของทุกคน พร้อมถอดบทเรียนบางส่วนจาก PEAK บริษัทที่ซึ่งเป็นผู้นำในการพัฒนาโปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับ SME ไทย

ถามก่อนว่าจำเป็นต้องประชุมไหม
ไม่ใช่ทุกเรื่องที่ต้องการการประชุม ถ้าแค่ต้องการแจ้งข้อมูลทิศทางเดียว ส่งอีเมลหรือ Memo แทนจะเร็วกว่า ซึ่งที่ PEAK ก็ใช้เครื่องมือสื่อสารอย่าง Slack และจะประชุมเมื่อต้องการตัดสินใจร่วมกัน ระดมความคิด หรือเรื่องซับซ้อนที่อธิบายผ่านข้อความไม่ครบ

เตรียม Agenda ก่อนส่งคำเชิญ
Agenda ที่ดีระบุ 3 สิ่งคือ หัวข้อแต่ละวาระ ชื่อผู้นำเสนอ และชื่อผู้ที่เกี่ยวข้องใน agenda นั้นๆ และให้ดีถ้าสามารถระบุเวลาที่ใช้ต่อวาระได้เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกระชับการหารือภายใต้เวลาที่กำหนดไว้ได้ โดยรายละเอียดดังกล่าวต้องส่งล่วงหน้าอย่างน้อย 24 ชั่วโมง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมเตรียมความเห็นมาพร้อม

เชิญเฉพาะคนที่จำเป็น
เชิญเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องและจำเป็นจริงๆ แต่หากไม่มั่นใจว่าหัวข้อนี้ต้องเชิญระดับหัวหน้าของทีมนั้นๆที่เกี่ยวข้องหรือไม่ ก็สามารถเชิญได้ พร้อมระบุเป็น optional หรือทางเลือกให้ตัดสินใจว่าจะเข้าร่วมเองหรือแค่ให้ลูกน้องของตนเองเข้าร่วมก็เพียงพอแล้ว

กำหนดบทบาทให้ชัดก่อนเริ่ม
การประชุมที่มีประสิทธิภาพต้องมี 3 บทบาทนี้เสมอ และจำเป็นอย่างยิ่งเมื่อการประชุมในครั้งนั้นๆ มีทีมหรือผู้เข้าร่วมการประชุมจำนวนมาก

เริ่มตรงเวลาและสรุปทุกวาระ
เริ่มตรงเวลาทุกครั้ง แม้มีคนยังไม่ครบ และก่อนข้ามวาระ ให้สรุปสั้นๆ ว่าข้อสรุปคืออะไรและใครรับผิดชอบอะไรต่อ วิธีนี้ป้องกันปัญหา "เข้าใจต่างกัน" หลังประชุมจบได้ดีที่สุด

จัดการเมื่อการประชุมออกนอกทาง
ประเด็นนี้สำคัญมาก เพราะหากออกนอกประเด็นนอกจากจะทำให้ประเด็นสำคัญวันนี้หายไปแล้ว ยังทำผู้ร่วมประชุมรู้สึเบื่อหน่ายกับการเข้าประชุมในหัวข้อที่อาจจะไม่ได้เตรียมตัวมาก่อน การประชุมแบบนี้ในบางครั้งก็ไม่มีประสิทธิภาพ ดังนั้นให้ใช้วิธีจดหัวข้อที่น่าสนใจแต่ไม่ใช่ประเด็นวันนี้ไว้ก่อน แล้วนำไปพูดในครั้งถัดไป ทำให้ผู้พูดไม่รู้สึกถูกตัดบท และการประชุมยังเดินหน้าได้ต่อ

เขียนสรุปให้กระชับและส่งภายใน 24 ชั่วโมง
สรุปที่ดีไม่ใช่การถอดทุกคำที่พูดในห้อง แต่คือบันทึกข้อสรุปและ Action Items เท่านั้น โครงสร้างที่แนะนำคือ สรุปสาระสำคัญต่อวาระ ตามด้วยตาราง Action Items ที่ระบุงาน ผู้รับผิดชอบ และกำหนดส่ง

ติดตาม Action Items อย่างสม่ำเสมอ
Action Items ที่ไม่มีคนติดตามคือ Action Items ที่ไม่เกิดขึ้น ใช้ Task Management Tool ที่ทีมใช้ร่วมกัน และเปิดทุกการประชุมด้วยการ Review สถานะงานค้างจากครั้งก่อนได้

ก่อนประชุม
• ตัดสินใจแล้วว่าจำเป็นต้องประชุมจริงๆ
• เตรียม Agenda พร้อมระบุเวลาแต่ละวาระ
• เลือกผู้เข้าร่วมเฉพาะคนที่จำเป็น
• กำหนดบทบาท Facilitator / Timekeeper / Note Taker

ระหว่างประชุม
• เริ่มตรงเวลา
• สรุปข้อตกลงและ Action Items ทุกวาระ
• จบตรงเวลาหรือก่อนเวลา

หลังประชุม
• ส่งสรุปภายใน 24 ชั่วโมง
• บันทึก Action Items ลงในระบบที่ทีมใช้ร่วมกัน
• ติดตามสถานะก่อนถึงกำหนดส่ง

PEAK โปรแกรมบัญชีสำหรับธุรกิจ SME ไทย ทำสิ่งที่หลายองค์กรทำได้ยากคือ อัปเดตฟีเจอร์ใหม่ให้ผู้ใช้งานได้อย่างสม่ำเสมอทุก 2 สัปดาห์ ไม่ใช่เพราะทีมใหญ่หรืองบประมาณสูง แต่เพราะแต่ละขั้นตอนของการทำงาน ส่วนหนึ่งถูกขับเคลื่อนด้วยการประชุมที่มีระบบ ซึ่งในส่วนนี้ขอยกตัวอย่างเพียงส่วนนึงของการทำงานระหว่างทีม Product และทีม Customer Success เท่านั้น เพื่อให้เห็นภาพการประชุมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

รับฟังผู้ใช้งานก่อนเสมอ
ก่อนที่ทีม Product จะพัฒนาฟีเจอร์ใดก็ตาม ทีม Customer Success จะนำ Feedback จากผู้ใช้งานจริงมาเข้าการประชุมรับฟังความต้องการ การประชุมนี้ไม่ใช่เพียงการนำเสนอ แต่เป็นการตั้งคำถามว่าผู้ใช้งานติดปัญหาตรงไหน และอะไรจะช่วยให้งานของเขาง่ายขึ้น

ข้อมูลจากการประชุมนี้กลายเป็นส่วนหนึ่งในการเริ่มต้นของทุก Sprint ทำให้ทีมพัฒนาไม่เสียเวลากับฟีเจอร์ที่ตลาดไม่ต้องการ

ประชุม Sprint Planning ที่กระชับและได้ทิศทาง
ทีม Product ใช้การประชุม Sprint Planning ทุก 2 สัปดาห์เพื่อแบ่งงานให้ชัดเจนว่าใครทำอะไร เสร็จเมื่อไร และมีอุปสรรคอะไรที่ต้องแก้ก่อน

การประชุมนี้สั้น กระชับ และจบด้วย Action Items ที่ทุกคนรับผิดชอบชัดเจน ทำให้ไม่มีคำถามว่า "แล้วฉันต้องทำอะไรต่อ?"

สื่อสารกับลูกค้าก่อนและหลังเปิดตัว
ก่อนฟีเจอร์จะถูกส่งถึงมือผู้ใช้งาน ทีม PEAK จะประชุมเพื่อวางแผนการสื่อสาร ว่าจะอธิบายฟีเจอร์ใหม่อย่างไรให้ลูกค้าเข้าใจและนำไปใช้ได้จริงในทันที ผ่านทั้งบทความ วิดีโอสาธิต และการแจ้งเตือนในแอปพลิเคชัน

หลังเปิดตัว ทีมจะ Review Feedback อีกครั้งเพื่อดูว่าฟีเจอร์ตอบโจทย์จริงไหม และนำสิ่งที่ได้เรียนรู้เข้าสู่รอบการพัฒนาถัดไป

บทเรียนที่นำไปปรับใช้ได้
สิ่งที่ทำให้ PEAK ทำแบบนี้ได้ไม่ใช่เรื่องลึกลับ แต่คือการประชุมทุกครั้งมีวัตถุประสงค์ชัดเจน มี Action Items ที่ติดตามได้ และทุกทีมเชื่อมโยงกันด้วยข้อมูลชุดเดียวกัน

ถ้าองค์กรของคุณอยากเดินได้เร็วขึ้น การประชุมที่มีประสิทธิภาพคือจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด

สรุป
การประชุมที่ดีนั้น ไม่ได้ซับซ้อนอะไรเลย แต่ต้องจัดการอย่างเป็นระบบ และชี้ให้พนักงานในองค์กรเห็นความสำคัญของเวลาอยย่างสม่ำเสมอ เพียงแค่ผู้ที่จะนัดประชุมนั้นต้องเตรียม Agenda ก่อนส่งคำเชิญ ดำเนินการให้โฟกัสระหว่างห้องประชุม และติดตาม Action Items จนงานเสร็จจริง
ทำแบบนี้ซ้ำทุกครั้ง ผลลัพธ์ขององค์กรจะเปลี่ยนไปเอง

---------------

• ทดลองใช้งาน คลิก
• PEAK Call Center : 1485
• LINE : @peakaccount

ผู้ใช้งานกว่า 30,000 กิจการทั่วประเทศไว้วางใจ ดูตารางเปรียบเทียบเพิ่มเติม!