ข่าวประชาสัมพันธ์..

ทุกปีช่วงต้นปีจะมีเจ้าของธุรกิจจำนวนมากที่เพิ่งตื่นมาตกใจว่า "ยังไม่ได้เตรียมเอกสารปิดงบเลย" แล้วก็ต้องรีบไล่หาใบเสร็จ กระทบยอดธนาคาร และตามนักบัญชีกันนาทีสุดท้าย

ความจริงคือ การปิดงบการเงินที่ดีไม่ได้เริ่มตอนสิ้นปี แต่ต้องเตรียมตัวตั้งแต่กลางปี ยิ่งเตรียมเร็ว ปิดงบยิ่งง่าย ค่าใช้จ่ายยิ่งน้อย และโอกาสผิดพลาดยิ่งต่ำ

บทความนี้จะบอก checklist ที่เจ้าของธุรกิจต้องทำตั้งแต่กลางปี เพื่อให้การปิดงบการเงินและส่งงบราบรื่นที่สุด

สำหรับคนที่ยังไม่รู้ว่าปิดงบการเงินคืออะไรและทำไมต้องทำ อ่านได้ที่ ประโยชน์ของการปิดงบการเงิน สำหรับเจ้าของกิจการ

บริษัทส่วนใหญ่มีรอบบัญชีสิ้นสุด 31 ธันวาคมของทุกปี แล้วต้องส่งงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) และกรมสรรพากรภายในช่วงเมษายนถึงมิถุนายนของปีถัดไป
ถ้ารอจนถึงเดือนมกราคมค่อยเริ่มเตรียม จะมีเวลาแค่ 3 ถึง 4 เดือน ซึ่งอาจไม่พอ โดยเฉพาะถ้าเอกสารไม่ครบ ยอดธนาคารไม่ตรง หรือยังไม่มีผู้สอบบัญชี แต่ถ้าเริ่มเตรียมตั้งแต่กลางปี จะมีเวลากว่า 6 เดือนในการจัดระเบียบ แก้ไขปัญหาล่วงหน้า และไม่ต้องเร่งทำนาทีสุดท้าย

กรกฎาคม ถึง สิงหาคม: จัดระเบียบเอกสาร
• ตรวจเอกสารครึ่งปีแรกให้ครบ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สัญญาต่างๆ และ Statement ธนาคาร ถ้าเอกสารไหนหาย ให้ขอสำเนาตอนนี้เลย เพราะยิ่งนานยิ่งขอยาก
• กระทบยอดธนาคารกับบัญชีบริษัท ตรวจว่ายอดเงินฝากในระบบบัญชีตรงกับ Statement ธนาคารทุกบัญชีหรือไม่ เรื่องนี้ควรทำเป็นประจำทุกเดือน ไม่ใช่รอจนสิ้นปี เพราะถ้าสะสมหลายเดือนจะหาสาเหตุได้ยากมาก
• ตรวจสอบลูกหนี้ค้างจ่าย รวบรวมยอดลูกหนี้ทั้งหมด ดูว่ารายไหนค้างนานจนอาจเป็นหนี้สูญ ถ้ามีลูกค้าที่ค้างจ่ายเกิน 6 เดือน ควรเริ่มติดตามทวงถามตั้งแต่ตอนนี้
• ทบทวนเจ้าหนี้การค้า ตรวจว่ามียอดค้างจ่าย supplier รายไหนบ้าง มีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้บันทึกหรือเปล่า ถ้าไม่บันทึกค่าใช้จ่ายให้ครบ กำไรในงบจะสูงกว่าจริง ทำให้เสียภาษีมากกว่าที่ควร

กันยายน ถึง ตุลาคม: เตรียมคนและระบบ
• จ้างผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ให้เรียบร้อย ช่วงต้นปีผู้สอบบัญชีจะงานล้นมือ ถ้าหาช้าอาจไม่มีคนรับงาน ค่าสอบบัญชีประมาณ 5,000 ถึง 15,000 บาทต่อปี ควรเปรียบเทียบราคาอย่างน้อย 2 ถึง 3 ราย
• ขอรายงานสรุปครึ่งปีจากสำนักงานบัญชี ดูว่ามีรายการตกหล่นหรือเปล่า อย่าปล่อยให้สำนักงานบัญชีทำงานโดยไม่ตรวจสอบ เพราะเจ้าของธุรกิจต้องรับผิดชอบความถูกต้องของงบการเงินด้วยตัวเอง
• ตรวจสอบสินทรัพย์ถาวร ดูว่าเครื่องจักร คอมพิวเตอร์ รถยนต์ ที่บันทึกในบัญชียังมีอยู่จริงหรือไม่ ถ้าชำรุดหรือขายไปแล้วต้องบันทึกตัดออก ถ้าซื้อใหม่ระหว่างปีต้องบันทึกเข้าระบบให้ครบ
• เตรียมข้อมูลภาษี ตรวจว่ายื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) ครบทุกเดือนหรือไม่ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3, ภ.ง.ด.53) ยื่นครบหรือเปล่า ถ้ามีรายการที่ยังไม่ได้ยื่น ให้รีบแก้ไขก่อนสิ้นปี

พฤศจิกายน ถึง ธันวาคม: ปิดบัญชี
• บันทึกรายการค้างรับค้างจ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกิดแล้วแต่ยังไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ เช่น ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์เดือนธันวาคม ต้องตั้งค้างจ่ายไว้ รายได้ที่เกิดแล้วแต่ยังไม่ออกใบแจ้งหนี้ ก็ต้องบันทึกเป็นรายได้ค้างรับด้วย
• คำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ให้ครบ ทั้งอาคาร เครื่องจักร รถยนต์ คอมพิวเตอร์ และเฟอร์นิเจอร์ ตรวจว่าอัตราที่ใช้ตรงกับนโยบายบัญชีของบริษัท
• ตรวจนับสินค้าคงคลัง สำหรับธุรกิจที่มีสต็อก ต้องตรวจนับจริงว่าตรงกับยอดในระบบหรือไม่ ถ้าไม่ตรง ต้องหาสาเหตุและปรับปรุงยอดให้ตรงกับของจริง
• ตรวจสอบภาษีครึ่งปีหลัง ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่ายครบทุกเดือนหรือไม่ ถ้ามีรายการที่ขาดหรือผิดพลาด ให้ยื่นเพิ่มเติมก่อนสิ้นปี
• ปิดงบทดลอง ตรวจว่ายอดเดบิตเท่ากับยอดเครดิต แล้วจัดทำงบการเงินฉบับร่างส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจ ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ระบบจะสร้างงบทดลองและงบการเงินให้อัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่ เรื่องสำคัญปิดบัญชีปลายปีที่ควรรู้

หลังปิดบัญชี 31 ธันวาคม แล้ว ยังมีขั้นตอนที่ต้องทำต่ออีก

อ่านวิธีส่งงบผ่านระบบออนไลน์ได้ที่ ผู้ประกอบการส่งงบการเงินผ่าน DBD e-Filing ทำอย่างไร

จากประสบการณ์ของสำนักงานบัญชีหลายแห่ง ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือ

• เอกสารหายหรือไม่ครบ โดยเฉพาะใบเสร็จที่จ่ายเป็นเงินสด ถ้าไม่เก็บตั้งแต่ตอนจ่าย ก็ขอคืนไม่ได้ ผลคือกำไรสูงกว่าจริง เสียภาษีมากกว่าที่ควร
• ยอดธนาคารไม่ตรงกับบัญชี บางบริษัทปล่อยให้ยอดไม่ตรงสะสมเป็นเดือน พอถึงสิ้นปีต้องนั่งไล่ทีละรายการ เสียเวลาหลายวัน
• ไม่แยกรายจ่ายส่วนตัวกับธุรกิจ ใช้บัญชีเดียวกันทั้งส่วนตัวและธุรกิจ ทำให้นักบัญชีต้องมานั่งแยกทีละรายการ วิธีแก้ง่ายที่สุดคือเปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ
• ไม่มีผู้สอบบัญชีจนใกล้ deadlineถ้าติดต่อช้าอาจไม่มีคนรับงาน หรือต้องจ่ายแพงกว่าปกติ เคยมีกรณีที่บริษัทหาผู้สอบไม่ได้จนส่งงบล่าช้า โดนค่าปรับ DBD หลายหมื่นบาท
• ยังใช้ Excel หรือจดมือ ต้องไล่ดูทีละไฟล์ ทีละสมุด ซ้ำยังเสี่ยงบันทึกซ้ำซ้อนหรือตกหล่น

การปิดงบการเงินไม่ใช่เรื่องน่ากลัว ถ้าเตรียมตัวดี สิ่งที่เจ้าของธุรกิจทำได้เลยตอนนี้คือ ตรวจเอกสารครึ่งปีแรกให้ครบ กระทบยอดธนาคารทุกบัญชี หาผู้สอบบัญชีให้เรียบร้อย ตรวจนับสินทรัพย์และสินค้าคงคลัง และเริ่มใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่บันทึกรายการได้ตลอดทั้งปี

ถ้าบันทึกรายรับรายจ่ายเป็นระบบตั้งแต่ต้น พอถึงสิ้นปีแค่กดปิดงบ ไม่ต้องมานั่งไล่เอกสารย้อนหลัง โปรแกรมบัญชีออนไลน์ยังช่วยสร้างไฟล์ยื่น DBD e-Filing ออกรายงานภาษี และดูกำไรขาดทุนได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอปิดงบการเงินสิ้นปีถึงจะเห็นตัวเลข

ทดลองใช้งาน PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ฟรี 30 วัน ดูงบกำไรขาดทุนและกระแสเงินสดได้ real-time ไม่ต้องรอปิดงบ PEAK Call Center: 1485 LINE: @peakaccount

บริษัทเพิ่งจดทะเบียนกลางปี ต้องปิดงบด้วยไหม?
ต้องปิดงบครั้งแรกภายใน 12 เดือนนับจากวันจดทะเบียน เช่น ถ้าจดเดือนกรกฎาคม ต้องปิดงบภายใน 31 ธันวาคมของปีนั้น แม้จะทำธุรกิจไม่ถึงปีก็ต้องปิดงบและส่งให้ DBD ตามปกติ

ใช้สำนักงานบัญชีอยู่แล้ว เจ้าของธุรกิจยังต้องทำอะไรอีกไหม?
ต้อง เพราะสำนักงานบัญชีทำได้แค่บันทึกบัญชีจากเอกสารที่ได้รับ ถ้าเจ้าของธุรกิจส่งเอกสารไม่ครบ ยอดก็ไม่ตรง ส่วนการหาผู้สอบบัญชี จัดประชุมผู้ถือหุ้น และตัดสินใจเรื่องสำคัญ เป็นหน้าที่ของเจ้าของธุรกิจโดยตรง

ค่าใช้จ่ายในการปิดงบประมาณเท่าไร?
ค่าทำบัญชีรายเดือนประมาณ 3,000 ถึง 8,000 บาท ค่าสอบบัญชีรายปีประมาณ 5,000 ถึง 15,000 บาท และค่ายื่นงบ DBD ประมาณ 500 ถึง 1,000 บาท รวมขั้นต่ำประมาณ 25,000 ถึง 60,000 บาทต่อปี ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและจำนวนรายการ

---------------
ทดลองใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี! 30 วัน มูลค่า 1,200 บาท
คลิก https://www.peakaccount.com (ไม่มีค่าใช้จ่าย)
PEAK Call Center : 1485
LINE : @peakaccount
สอบถามเพิ่มเติม คลิก https://m.me/peakengine