บ่อยครั้ง เราต้องเข้าร่วมการประชุมที่มองแล้วไม่น่าจะก่อเกิดประโยชน์อะไร จนบางทียังแอบคิดไปว่าไม่ประชุมยังจะดีกว่า ไม่ต้องเสียเวลา เสียอารมณ์ แถมยังออกทะเลไปไกล เพื่อลดปัญหาข้างต้น ก่อนที่จะเริ่มประชุมในแต่ละครั้ง ลองมาดูกันว่า เราควรวางแผนอย่างไร เพื่อช่วยให้การประชุมเกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุดได้บ้าง ?

การประชุมที่จะประสบความสำเร็จนั้น ต้องมีองค์ประกอบหลายอย่างประกอบเข้าด้วยกัน ตั้งแต่หัวข้อการประชุม ข้อมูลที่นำเสนอ ผู้ที่มานำเสนอข้อมูล บรรยากาศในห้องประชุม อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่หลายบริษัทเอามาใช้ เพื่อช่วยให้การประชุมแต่ละครั้งสมบูรณ์ไม่เสียเปล่า คือการทำ “Minute of Meeting” หรือที่ภาษาไทยเรียกว่า “บันทึกการประชุม”

หลังจากต้องทำงานแบบ Work From Home กันมาอยู่หลายเดือน หลายคนคงจะเริ่มรู้สึกเหนื่อยล้าจากการทำงานกันบ้างแล้ว ซึ่งหนึ่งในกิจกรรมที่ทำให้หลายคนรู้สึกว่า กินเวลาในแต่ละวันไปมากที่สุด ก็คงเป็นเรื่องของการประชุม สาเหตุก็เป็นเพราะการประชุมแบบทางไกล โดยปกติที่หลายองค์กรทำก็คือ การจัดการประชุมทุกวันตามเวลาที่กำหนด หรือเวลามีปัญหาอะไรก็จะยิง Calendar ให้คนอื่น ๆ เพื่อมาช่วยถกปัญหากัน แต่พอมารู้ตัวอีกทีก็คงจะเกือบหมดวันแล้ว โดยที่แทบจะไม่ได้ทำงานอย่างอื่นเลย

3 กฎเหล็กในการประชุม ของอีลอน มัสก์

ในบางครั้งการประชุมก็ยากที่จะหาข้อสรุปได้ ผู้เข้าร่วมประชุมมีความคิดเห็นที่ไม่ตรงกัน เกิดเป็นการประชุมที่ยืดเยื้อ ทำให้เสียเวลาไปเปล่า ๆ หรือในบางครั้งก็เกิดความผิดพลาดจากการคิดที่ไม่รอบด้าน ทำให้เกิดปัญหาตามมาภายหลัง ซึ่งการแก้ปัญหาในเรื่องนี้ก็มีวิธีการที่หลากหลาย รวมไปถึงการฝึกคิดให้รอบด้าน และการฝึกคิดอย่างรอบด้านก็ไม่ได้เป็นพรสวรรค์ที่มีมาแต่กำเนิด แต่เป็นสิ่งที่เราสามารถฝึกฝนกันได้ โดยหนึ่งในวิธีที่ใช้ฝึกความคิดนอกกรอบก็คือ เทคนิคการคิดแบบหมวก 6 ใบ แล้วเทคนิคการคิดแบบหมวก 6 ใบ คืออะไร ?