ทำไมพนักงาน Amazon ถูกห้ามไม่ให้ใช้ PowerPoint นำเสนองาน

ทำไมพนักงาน Amazon ถูกห้ามไม่ให้ใช้ PowerPoint นำเสนองาน | THE BRIEFCASE
เมื่อไรก็ตามที่ต้องมีการนำเสนออะไรสักอย่างในบริษัท ส่วนใหญ่คนก็จะนึกถึงการทำ PowerPoint
ซึ่งนี่แหละเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหา ที่เจฟฟ์ เบโซส CEO ของ Amazon มองเห็น
และในปี 2011 เจฟฟ์ เบโซส ก็ได้ประกาศในจดหมายประจำปีของทางบริษัทเลยว่า
“การนำเสนอจะไม่ใช้ PowerPoint”
แล้วการนำเสนองานด้วย PowerPoint นั้นมีปัญหาอย่างไร ?
THE BRIEFCASE จะสรุปให้ฟัง..
1. การทำสไลด์ให้สวยและน่าดึงดูด ไม่ใช่ทุกคนที่ทำได้
ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีความถนัดในเรื่องการจัดองค์ประกอบสไลด์ การเลือกฟอนต์
การจัดวางเลย์เอาต์ให้สวยงามน่าดึงดูด
เมื่อพนักงานกลุ่มที่ไม่มีฝีมือด้านการดีไซน์ ต้องมาใช้ PowerPoint นำเสนองาน
ก็ลองคิดภาพตามว่า มันจะเป็นหน้าสไลด์ที่มีแค่ตัวหนังสือ มีการจัดวางแบบลวก ๆ มีภาพกรอบสี่เหลี่ยมมาแปะ
ซึ่งบางคนเมื่อประชุมมาเหนื่อย ๆ ทั้งวัน มาเห็นสไลด์แบบนี้ก็จะยิ่งเพิ่มความรู้สึกเบื่อหน่าย ไม่มีอะไรดึงดูด จนต้องก้มเล่นมือถือ
ดังนั้นการทำ PowerPoint มาแล้วไม่มีคนสนใจ ก็คงจะเป็นเรื่องที่เสียเวลา
2. การมี PowerPoint อาจทำให้บางคนไม่เตรียมตัวในเรื่องการพูด
บางคนก็เลือกที่จะยืนอ่านตามสไลด์ทีละหน้า ๆ โฟกัสที่หน้าจอของการนำเสนอ
จนบางครั้งก็ลืมโฟกัสไปที่คนฟังว่าเขามีสีหน้าและความสนใจเป็นอย่างไร
3. บางคนมีแต่การนำเสนอที่ดี แต่ใช้งานจริงไม่ได้
เราไม่ควรให้ความสำคัญแต่กับ PowerPoint ที่สวยงาม และการมีลีลาหรือทักษะการพูดที่ดูดีอย่างเดียว
เพราะมีกรณีที่พนักงานไร้ความสามารถ ที่พูดเก่ง ทำ PowerPoint อลังการ แต่กลับทำงานไม่ได้ตามผลลัพธ์ ยิ่งไปกว่านั้นคนกลุ่มนี้ก็เป็นที่รักในบรรดาผู้บริหารหรือหัวหน้าอยู่ไม่น้อย ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารตกหลุมพรางความดูดีเหล่านี้ได้ง่าย ๆ
ดังนั้นเราไม่ควรโฟกัสที่วิธีการนำเสนอเพียงอย่างเดียว แต่เราต้องโฟกัสไปที่เนื้อหาและประเมินด้วยว่าสิ่งที่เขาพูดมานั้นสามารถทำได้จริง หรือมันจะมีปัญหาอะไรตามมาหรือไม่
แล้วถ้าไม่ใช้ PowerPoint ทีมงานของ Amazon เขาใช้อะไรกัน ?
ในจดหมายถึงผู้ถือหุ้นประจำปี 2017 เจฟฟ์ เบโซส ได้เขียนไว้ว่า
Amazon ไม่ทำ PowerPoint หรือสไลด์นำเสนอในรูปแบบอื่น ๆ แต่สิ่งที่จะทำเวลาประชุมก็คือ
ผู้ที่จะนำเสนอ หรือหยิบประเด็นอะไรขึ้นมาพูดในที่ประชุม
ต้องเขียน Memo หรือก็คือ กระดาษจดบันทึก ที่มีความยาว 6 หน้ากระดาษขึ้นมา แล้วแจกให้ทุกคนที่ต้องเข้าร่วมการประชุม และทุกคนจะต้องอ่าน Memo ทั้ง 6 หน้า เป็นเวลา 30 นาที
ที่สำคัญคือ ใน Memo จะต้องมีการเขียนและเรียบเรียงมาอย่างดี
มีการใช้หัวข้อที่น่าสนใจ การใช้ประโยคหรือคำที่เหมาะสม
และจะไม่ใช่การทำบุลเล็ตแบบสั้น ๆ ที่อ่านแล้วไม่ค่อยเข้าใจ หรือต้องตีความต่อ
ซึ่งการทำ Memo ที่ดีนั้น จะใช้เวลาประมาณหนึ่งสัปดาห์หรือมากกว่านั้น
เพราะต้องใช้เวลาในการคิด นั่งวิเคราะห์ หาข้อผิดพลาด
และยิ่งมีการทำ Memo เป็นกลุ่ม ก็จะยิ่งทำให้เป็น Memo ที่ดี และเขียนเสร็จได้อย่างรวดเร็ว
เมื่อทุกคนได้อ่าน Memo ก็จะเห็นภาพและเป้าหมายเดียวกันในทุกการประชุม
และจะสามารถใช้ที่ประชุม เป็นพื้นที่สำหรับพูดคุยหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างเต็มที่
ซึ่งการทำให้ที่ประชุมกลายเป็นพื้นที่แห่งการถกเถียง แลกเปลี่ยนความคิดเห็นของแต่ละฝ่าย และระดมความคิดสร้างสรรค์ ก็จะทำให้ได้ข้อสรุปจากมุมมองที่หลากหลายขึ้น
และนี่เองจึงเป็นเหตุผลที่ เจฟฟ์ เบโซส ไม่ต้องการให้พนักงานในบริษัทใช้ PowerPoint
เพราะในโลกของการทำงานจริง มันต้องผ่านกระบวนการคิดจากทุกฝ่าย
และเขาให้ความสำคัญมาก กับการมีส่วนร่วมของคนในวงประชุม
ไม่ใช่โฟกัสแค่การนำเสนอที่ดูดี แต่ใช้งานจริงไม่ได้..
References
-https://www.aboutamazon.com/news/company-news/2017-letter-to-shareholders
-https://www.ndtv.com/offbeat/jeff-bezos-explains-why-powerpoints-are-banned-at-amazon-meetings-watch-1846198