ฮิวแมนซอฟท์ x ลงทุนแมน

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มทำธุรกิจหรือกำลังดูแลธุรกิจขนาดเล็ก (SMEs) แน่นอนว่าสิ่งที่เจ้าของต้องมองไปข้างหน้านั่นคือ “การเติบโต” และในวันที่ธุรกิจกำลังไปได้สวย สิ่งหนึ่งที่มักจะโตตามยอดขายมาติด ๆ คือ "ความซับซ้อนในการจัดการหลังบ้าน" โดยเฉพาะเรื่องการจัดการเงินเดือนพนักงาน ที่ไม่ได้มีแค่การโอนเงินเข้าบัญชี แต่ยังพ่วงมาทั้งเรื่องภาษี ประกันสังคม โอที ไปจนถึงการหักขาดลามาสายที่ต้องแม่นยำ

ปัจจุบันหลายบริษัทเริ่มมองหาตัวช่วย แต่คำถามสำคัญที่เจ้าของธุรกิจมักหาคำตอบคือ เราควรจะลงทุนกับ "โปรแกรมคิดเงินเดือน" มาจัดการเองข้างในเอง หรือจะฝากงานนี้ให้มืออาชีพอย่าง "บริการรับทำเงินเดือน" ดูแลให้จบ ๆ ไปดี?

ทำความรู้จัก 2 ตัวช่วยที่ทำให้เรื่องเงินเดือนและงานบุคคลง่ายขึ้น
ก่อนจะเลือกเครื่องมือ เรามาทำความเข้าใจบทบาทของแต่ละทางเลือกกันก่อน

• โปรแกรมคิดเงินเดือน (Payroll Software) คือโปรแกรม (มักเป็น On Cloud) ที่ทีมงานภายในสามารถใช้เป็นเครื่องมือกรอกข้อมูลและคำนวณเงินเดือนด้วยตัวเอง รวมถึงสามารถจัดการงานบุคคลด้านอื่น ๆ ได้อย่างครอบคลุม เช่น จัดตารางงาน ลงเวลาการทำงาน อนุมัติเอกสารออนไลน์ ระบบ ESS เป็นต้น
• บริการรับทำเงินเดือน (Payroll Outsource) คือการจ้างบริษัทภายนอกหรือผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและ HR ให้มาทำหน้าที่แทนคุณทั้งหมด ตั้งแต่คำนวณเงินเดือน จัดการภาษี ไปจนถึงสวัสดิการต่าง ๆ

เทียบความต่างระหว่างโปรแกรมคิดเงินเดือนกับบริการรับทำเงินเดือน แบบไหนคือคำตอบของธุรกิจคุณ?
หากเราลองมาเจาะลึกความแตกต่างในแต่ละมิติ จะเห็นภาพชัดเจนขึ้นดังนี้

1. ความสะดวกและเวลา
• โปรแกรมคิดเงินเดือน : ช่วยให้กระบวนการทำ Payroll เป็นระบบและรวดเร็วกว่าการทำแบบ Manual หรือ Excel HR สามารถบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กรได้ด้วยตนเองผ่านระบบที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ
• บริการรับทำเงินเดือน : ช่วยลดภาระงานรูทีนขององค์กร เพราะมีทีมผู้เชี่ยวชาญดูแลขั้นตอนทั้งหมด ช่วยคืนเวลาให้เจ้าของหรือทีม HR ได้อย่างตอบโจทย์

2. ความแม่นยำและความปลอดภัย
• โปรแกรมคิดเงินเดือน : มีจุดแข็งด้านระบบที่ช่วยคำนวณอัตโนมัติ ลดความซ้ำซ้อนของงาน และจัดเก็บข้อมูลบน Cloud อย่างเป็นระบบ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังและบริหารข้อมูลได้อย่างโปร่งใส
• บริการรับทำเงินเดือน : มีจุดเด่นด้านการดูแลโดยทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์ด้านกฎหมายแรงงานและภาษี ช่วยให้กระบวนการคำนวณและจัดการข้อมูลสำคัญเป็นไปตามมาตรฐาน และยังมีโปรแกรม on cloud ที่ปลอดภัยในการจัดทำเงินเดือน

3. ต้นทุนและความยืดหยุ่น
• โปรแกรมคิดเงินเดือน : มักช่วยให้องค์กรสามารถบริหารต้นทุนได้ยืดหยุ่นมากขึ้น เพราะสามารถปรับการใช้งานตามจำนวนพนักงานจริง รวมถึงดึงรายงานต่าง ๆ เพื่อนำไปวิเคราะห์ข้อมูลด้านค่าใช้จ่ายได้ทันที
• บริการรับทำเงินเดือน : เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการมอบหมายงาน Payroll ให้ผู้เชี่ยวชาญดูแลแบบครบวงจร ซึ่งช่วยลดภาระการจัดการภายใน นอกจากนี้ยังสามารถปรับจำนวนการใช้บริการตามจำนวนพนักงานได้อีกด้วย

เช็กลิสต์ ธุรกิจเหมาะกับเครื่องมือคิดเงินเดือนแบบไหน?
กลุ่มที่ควรเลือก "โปรแกรมคิดเงินเดือน"
• ธุรกิจที่กำลังโตและมีทีม HR : ต้องการระบบที่ช่วยลดความผิดพลาดจาก Excel และทำให้ HR ทำงานง่ายขึ้น
• เน้นความ Real-time : อยากตรวจสอบข้อมูลหรือดึง Report มาวิเคราะห์ต้นทุนได้ตลอดเวลา
• เน้นความคุ้มค่าระยะยาว : เมื่อพนักงานมากขึ้น ต้นทุนเฉลี่ยต่อหัวมักจะถูกลง

กลุ่มที่ควรเลือก "บริการรับทำเงินเดือน"
• ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มี HR : ไม่ต้องการจ้างพนักงานบัญชีประจำ และอยากโฟกัสกับการบริหารงานหลักมากกว่า
• ต้องการความลับสุดยอด : ไม่ต้องการให้คนในบริษัทรู้ฐานเงินเดือนของกันและกัน
• บริษัทต่างชาติที่มาเปิดสาขาในไทย : ช่วยลดความเสี่ยงทางกฎหมายภาษีและประกันสังคมที่ซับซ้อน

กล่าวโดยสรุป หากคุณมีทีม HR ที่พร้อมและอยากสร้างระบบที่แข็งแกร่งในราคาสบายกระเป๋าระยะยาว การใช้โปรแกรมคิดเงินเดือนคือคำตอบ แต่หากคุณต้องการทางลัดที่เบ็ดเสร็จและลดความเสี่ยงทุกอย่าง เพื่อให้คุณโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่ บริการรับทำเงินเดือนคือทางเลือกที่ตอบโจทย์